安全書類の作成を効率化して負担軽減！6つのコツをわかりやすく解説

「安全書類の作成、もっと効率化できないかな」
「毎回入力箇所が多い上に、現場との確認も必要で時間がかかる………」

安全書類の作成は、多くの建設業の方にとって負担になりがちな業務のひとつですよね。

以下に挙げる 6つのコツを順に試していけば、安全書類の作業負担を大幅に軽減できるでしょう。

安全書類を効率化する6つのコツ
1.効率化のコツ1｜全建統一様式のテンプレートに統一する
2.効率化のコツ2｜必要項目を事前に関係者と共有する
3.効率化のコツ3｜頻繁に使う単語はユーザー辞書に登録する
4.効率化のコツ4｜書類作成で使えるショートカットキーを活用する
5.効率化のコツ5｜マウスの動く速度を自分の作業スタイルに合わせて調節する
6.効率化のコツ6｜書類は協力会社やプロジェクトごとにフォルダに分けて管理する

「え？こんなもので本当に効率化できるの？」と思われるようなコツも含まれていますが、日々の業務だからこそ、やっているのとやっていないのとでは雲泥の差がついてしまいます。まだ取り組んでいないものがあれば、ぜひ今日から取り入れてみてください。

ただ、こうしたコツを試した上で、「もっと効率化したい！」と思われている方に対しては、現状の環境のままでは限界があると言わざるを得ません。

その場合は、クラウドシステムを導入するなど新たなアプローチを検討することが必要になります。

本記事を読めば、具体的にどのように効率化に取り組めばいいのかがわかり、すぐに実践できるようになります。

記事後半では、安全書類の効率化が劇的に進むクラウドシステムの導入についても紹介しますので、ぜひ最後まで目を通してください。

安全書類効率化のコツ1｜全建統一様式のテンプレートに統一する

安全書類を効率化する第一歩として、最優先で行っていただきたいのが、すべての安全書類を一般社団法人「全国建設業協会」の全建統一様式のテンプレートに統一する​​ことです。

このテンプレートなら、基本的にどんな現場でも通用するため、義務化された内容を漏れなく記載でき、書類作成の手間を削減できます。

※一般社団法人「全国建設業協会」の全建統一様式：一般社団法人「全国建設業協会」は全国47都道府県約1万8000社の建設会社が加盟する業界団体。全建統一様式は普遍的な安全書類の様式として、中小の建設事業者からゼネコンに至るまで幅広く採用されている。

元請け会社がオリジナルのフォーマットを指定してきた場合は、基本的にそれに従うしかありませんが、特に指定がない場合は、このテンプレートを使っていれば間違いないといえます。

1章では、全建統一様式の利用で効率化できる理由と、テンプレートの入手方法を解説します。

「全建統一様式のテンプレート」利用で効率化する理由 全建統一様式のテンプレートの入手方法

順にみていきましょう。

1-1. 「全建統一様式のテンプレート」利用で効率化する理由

全建統一様式を使用することで、安全書類が効率化される理由は主に次の2点です。

記載内容が法律に則っているから間違いない 全建統一様式は、最新の法令を反映した形式で提供されています。法令改正に応じた改定が定期的に行われるため、内容に間違いがなく、安心して使用できます。

統一された規格なので関係者間で認識のズレが出ない オリジナルの書式は、会社間での普遍性が低く、認識のズレが生じる可能性があります。 全建統一様式は業界で広く認知された統一規格であり、関係者間での認識違いが最小限に抑えられます。そのため、確認作業の負担が軽減され、トラブルを防ぐことができます。

また、誰が担当しても同じ基準で書類を作成できるため、作成者間のスムーズな引き継ぎも可能になります。

1-2. 全建統一様式のテンプレートの入手方法

一般社団法人「全国建設業協会」は、全建統一様式のガイドラインを書籍として販売していますが、一般向けにテンプレートをダウンロードできるサービスは提供していません。

ただし、以下の方法で全建統一様式のテンプレートを入手することができますので、試してみてください。

地域の建設業協会に問い合わせる 地域の建設業協会では、会員向けに全建統一様式のテンプレートを提供している場合があります。 非会員でも一部の書式が利用可能なことがあるため、最寄りの協会に問い合わせてみましょう。

オンライン販売・ダウンロードサービスを利用する 一部の建設業関連のWebサイトで、全建統一様式のテンプレートがExcelや、PDF形式で提供されています。Google検索で「全建統一様式　安全書類テンプレート」と入力して検索すると、いくつか挙がってきますので、御社のニーズに合ったものを選んで入手しましょう。 ただし、これらは商業目的ではない場合でも、一定の費用がかかることがありますので注意が必要です。無料版も数多くありますので、上手に選んで使用しましょう。

参照：一般社団法人 全国建設業協会｜（改訂６版（令和６年１０月））全建統一様式　記載例及び解説​​

チェック！元請けから違うフォーマットを指定される場合がある
全建統一様式での安全書類の統一は、効率化のために最優先で実施して頂きたいポイントです。 ただ、先述のように、元請けからオリジナルのフォーマットでデータを求められることもないとはいえません。 その場合は、基本的に相手の指示に従うことになりますが、全建統一様式に慣れておけば、応用がきく場面が多いので、手間は最小限で済むでしょう。 また、可能であれば、担当者に「全建統一様式でもいいですか?」と訊ねてみるのも一案です。一般的な様式なので、「それで構わない」と了承してもらえることも多く、結果的に手間を減らすことができるかもしれません。

2. 安全書類効率化のコツ2｜必要項目を事前に関係者と共有する

効率化の2つめのコツは、安全書類に記載するための 必要な情報を事前に関係者に確認し、共有しておくこと です。

事前に情報を集めておくことで、作成途中で担当者に連絡をとる手間や、追加の問い合わせをする負担を大幅に減らせます。

安全書類を作成したことがある人なら、記載しなくてはならない項目や情報はおおよそ把握されているかと思います。

その中の自分では判断できない以下のような情報を、あらかじめ現場監督等の関係者に確認しておくのです。

事前に共有しておくと良い情報（例）
「作業員名簿」に記載する 全作業員の氏名や現場責任者の連絡先 「下請負業者編成表」に記載する 主任技術者の名前  専門技術者が必要な工事の場合、専門技術者の有無 「作業計画書」 に記載する 作業内容や工程の概要 「機械・資材管理台帳」 に記載する 使用機械や資材に関する情報 「重機使用計画書」や「点検記録表」 に記載する 現場で使用する重機や機材（種類や点検記録の有無） 「危険物管理台帳」や「特殊資材使用計画書」 に記載する 危険物や特殊な資材の有無

ここでは、事前共有で効率化する理由と、共有方法をわかりやすく解説します。

事前共有で効率化する理由 事前共有をスムーズに行う方法

順にみていきましょう。

2-1. 事前共有で効率化する理由

事前共有で、安全書類が効率化される理由は3つ挙げられます。

確認の手間が減る 作成時にあちこちに確認する必要がなくなる

作業時間を短縮できる 情報が揃っていれば空欄を埋める作業がスムーズに進められる

精神的負担が軽減する 情報を持つ人と連絡がとれない→そのため作業が進まない、といったストレスを防げる

必要情報の事前共有は、安全書類作成の効率化に欠かせないポイントです。

また、こうした連絡をとりあうことは、関係者間の円滑なコミュニケーションを促進することにもつながります。

2-2. 事前共有をスムーズに行う方法

共有方法でおすすめなのは、テンプレートやフォームを用意して、関係者に配布（または送付）する方法です。

共有方法（例）
作業員名簿や下請負業者編成表など、よく使用される書類のテンプレートを作成する 必要事項を記入できる オンラインフォーム（Googleフォームなど）を用意する

関係者にお願いするときは、 「（各関係者が）記入すべき具体的な項目」 を明示するようにしましょう。

＜フォーム作成例＞

仮に相手がデジタルツールに慣れておらず、テンプレートやオンラインフォームの使用が難しい場合でも、情報を集める方法はあります。

• メールで送付：そのメールに必要事項を記入して返信してもらう
• 紙の書類を準備して手渡し：現場などで配布し、記入をお願いして期日までに回収する

関係者が情報を記入する期日を「いついつまでに」と、明確に伝えることで、情報収集がスムーズになります。

3. 安全書類効率化のコツ3｜頻繁に使う単語はユーザー辞書に登録する

安全書類作成時に、何十回も出てくる言葉や、長いプロジェクト名を、そのたび入力することにストレスを感じていないでしょうか。

頻繁に使用する用語や名前を、パソコンのユーザー辞書に登録しておきましょう。

毎回、全文字を入力する手間が省ける上に、誤入力のリスクも減少して業務効率が上がります。

ここでは、便利なのに案外利用されていない「ユーザー辞書登録の概要」と、簡単な「登録方法」について解説します。

安全書類に使えるユーザー辞書登録の概要 Mac＆Windows｜ユーザー辞書登録の方法

一緒にみていきましょう。

3-1. 安全書類に使えるユーザー辞書登録の概要

ユーザー辞書登録とは、パソコンやスマートフォンで文字入力を容易にする機能です。

よく使う単語や語句をあらかじめ登録しておくと、その語句は、通常の変換候補よりも優先的に表示されるため、安全書類の入力作業も効率化します。

登録は以下のように、自分がわかりやすい言葉で登録すると良いでしょう。

ユーザー辞書登録の例
作業場所→さぎば 作業責任者→さぎせ 山田太郎（作業員名）→やま 田中建設株式会社（協力会社・取引先）→たなけん 安全確認→あんかく プロジェクト→ぷろ

登録しておけば、たとえば、「さぎば」とひらがなで3文字打つだけで、「作業場所」が簡単に呼び出せて、入力作業の時間が短縮できます。

仮にですが、「エル総合重機運用支援センター未来環境保全工業株式会社」という長い名前の協力会社があったとします。

安全書類で協力会社名が出てくるたびに、これを入力するのは効率的ではないですよね。

そんなとき、上記のように、「える」と最初の2文字を登録しておけば、長いプロジェクト名を入力しなくても、ひらがな2つの入力で済むというわけです。

3-2. Mac＆Windows｜ユーザー辞書登録の方法

MacとWindowsそれぞれのユーザー辞書登録の方法を解説します。

とても簡単なので、使用されていなかった方は、ぜひ試してみてください。

【Macのユーザー辞書登録方法】

1. 画面右上の「フォントマーク」（またはリンゴマークの「システム設定」）をクリックします
2. 表示されたメニューから「ユーザー辞書を編集」を選択します
3. 「ユーザー辞書」ダイアログで「＋」ボタンをクリックします
4. 「入力/読み」フィールドに、単語の読みがな（短い言葉や略語）を入力します（最大32文字）
5. 「変換/語句」フィールドをクリックして、変換先の単語（安全書類の専門用語など）を入力します（最大64文字）
6. 「追加」をクリックします　←　これで完了です！

【Windowsのユーザー辞書登録方法】

1. 画面右下のフォントマーク（「あ」や「A」のアイコン​​）を右クリックします
2. 表示メニューの中から「単語の追加」または「単語の登録」をクリックします
3. 「単語」フィールドに登録したい語句（安全書類の専門用語など）を入力し、「よみ」フィールドに語句の読みがな（短い言葉や略語）を入力​​します
4. 登録する単語の品詞を選択し「登録」をクリックします　←　これで完了です！

ユーザー辞書登録を使えば、同じ名称や長い言葉を入力する手間が省けて、時間短縮につながりますので、多いに活用していきましょう。

4. 安全書類効率化のコツ4｜書類作成で使えるショートカットキーを活用する

安全書類の作成には、パソコンのショートカットキーを活用しましょう。

ショートカットキーを使いこなすことで、メニューの表示や機能の選択などの手順が省略でき、作業効率が一気に上がります。

ショートカットキーとは、特定のキーを組み合わせることで、パソコンの操作手順を短縮する機能です。

マウスで操作する代わりに、キーボードの文字キーや数字キーの組み合わせで操作が行えます。

ショートカットキーの活用方法（例）
たとえば、文章や表をコピーする場合、通常なら、 コピーする部分を選択 編集から「コピー」を選択 貼り付ける部分にカーソルを合わせる 編集から「ペースト」を選択 という手順になりますが、ショートカットキーを使うと、 コピーする部分を選択して、「Command（Ctrl）」と「C」を同時に押す（コピー） 貼り付ける部分にカーソルを合わせて「Command（Ctrl）」と 「 V 」を押す（ペースト） という具合に、メニュー表示や機能選択の手順が省略できます。

ここでは、安全書類の作成や編集を効率化する、代表的なショートカットキーを一覧でご紹介しましょう。

操作内容	Mac	Windows
コピー	Command＋C	Ctrl＋C
貼り付け（ペースト）	Command＋V	Ctrl＋V
元にもどす	Command＋Z	Ctrl＋Z
やり直し	Shift＋Command＋Z	Ctrl＋Y
全選択	Command＋A	Ctrl＋A
保存	Command＋S	Ctrl＋S
新しいドキュメントを作成	Command＋N	Ctrl＋N
特定の場所にジャンプ（Excel）	Command＋G	Ctrl＋G
セルの編集　（Excel）	Command＋U	F2
形式を選択して貼付け（Excel）	Command＋Option＋V	Ctrl + Alt + V
選択セルへ一括入力（Excel）	Command＋Enter	Ctrl＋Enter
終端に移動（Excel）	Command＋方向キー	Ctrl＋方向キー

※一部のショートカットキーは、使用しているOSのバージョンやアプリケーションによって機能しない場合があります。
最新の仕様や対応状況は、各OSやアプリケーションの公式サイトをご確認ください。

ショートカットキーを活用することで、繰り返し作業の多い安全書類の作成が格段にスムーズになります。

最初は慣れないため、「かえって時間がかかる…」といった場合があるかもしれませんが、活用していくうちに、作業が早くなることを実感していただけます。

最初はパソコンに付箋を貼るなどして、使いやすいものからどんどん覚えて、使いこなしていきましょう。

5. 安全書類効率化のコツ5｜マウスの動く速度を自分の作業スタイルに合わせて調節する

次にご紹介する効率化のコツは、マウスの速度調節です。

マウスの移動速度を自分の作業スタイルに合った速さに調節するだけで、作業効率が大きく向上します。

実はマウスの動きが遅いだけで、無駄な操作時間が発生していることがあるのです。

ここでは、マウスの速度調整が効率化につながる理由と、設定方法について解説します。

マウスの速度調節で書類作成が効率化する理由 Mac＆Windows｜マウス速度の調節方法

順に解説します。

5-1. マウスの速度調節で書類作成が効率化する理由

マウスの移動速度を自分の作業スタイルに合わせて調節することで、書類作成が効率化する理由は３つ挙げられます。

時間の短縮 クリックやアイコン選択などにかかる時間が短くなる

疲労軽減 無駄な手の動きが減り、繰り返し作業での疲労が軽減する

ミスが減少 適切な速度にすることでドラッグやクリックのミスが減少する

マウスの速度が合っていないと、いらいらして何度もクリックするなどの理由から、ストレスが溜まって疲れたり、ミスが増えてしまうことがあります。

マウスの速度調節をすることで、そんな無駄な疲れから解放されます。

ただし、速ければ速いほどいいということではありません。
速すぎても操作しにくくなりますので、最初は少しずつ調節し、自分に合った速度を見つけるようにしましょう。

5-2. Mac＆Windows｜マウス速度の調節方法

MacとWindowsそれぞれのマウス速度の調節方法を解説します。

どちらのOSでも数クリックで設定を変更できるので、ぜひ試してみてください。

【Macのマウス速度調節方法】

1. 画面左上の Appleメニュー（リンゴマーク）をクリックし、「システム設定」 を選択します。
2. 「マウス」または「トラックパッド」の設定を開きます。
3. 「軌跡の速さ」や「スクロールの速さ」を動かして速度を設定します。←　これで完了です！

自分の操作感に最適な速度になっているか、実際にマウスを動かしながら調整しましょう。

【Windowsのマウス速度調節方法】

1. 画面左下の スタートメニュー を開き、「設定」（歯車マーク）をクリックします。
2. 「デバイス」→「マウス」を選択します。
   （あるいは、検索ボックスにマウスと入力して「マウス」をクリック）
3. 「追加のマウスオプション」 をクリックし、「ポインタのオプション」タブを開きます。
4. 「ポインタの速度を選択する」 のスライダーで速度を調整します。
5. 設定が終わったら「適用」→「OK」をクリック　←　これで完了です！

安全書類の作成では正確な入力が求められるため、入力や操作におけるわずかな手間が積み重なるとストレスにつながります。

マウスの速度を調節することで、快適な作業環境を作りましょう。

6. 安全書類効率化のコツ6｜書類は協力会社やプロジェクトごとにフォルダに分けて管理する

安全書類や関連資料は、協力会社ごと、またはプロジェクトごとにフォルダを分けて管理しましょう。

次の書類作成時に参考になる書類や使い回せる書類をすぐに見つけられるため、効率が大幅に向上します。

安全書類を作成するときに、以前の書類から名称や住所、内容などをコピーしようとして、あるいは参考にしようとして、目的のファイルを探すのに時間がかかってしまった経験はありませんか？

フォルダを分けて整理しておけば、こうした手間を減らし、必要な書類をスムーズに見つけられるようになります。最初こそ「面倒くさい」と思われるかもしれませんが、ほんの少し、環境を整えるだけで探し出す手間の大幅削減に繋がるので、ぜひ取り組みましょう。

＜フォルダ（例）＞

また、その際は、フォルダ内のファイル名を統一しておくのもポイントです。

たとえば、「年月_協力会社名_書類名」のように年月を含めた形式にしておきましょう。

＜フォルダ内のファイル（例）＞

名称を統一しておけば、ファイルが増えてもすぐに内容が把握でき、探しやすくなります。

7. 安全書類の効率化は今の環境では限界がある

ここまで紹介してきたコツを実践することで、煩雑な安全書類を効率化できます。

テンプレートやショートカットキーを使いこなし、ファイル管理を徹底するだけでも、かなり手間が軽減し、今よりストレスなく書類作成ができるでしょう。

ただ、あくまでも「今よりは」です。

残念ながら、現在の環境＝「Excelや紙ベースのやり方」の中では、効率化するといっても限界があることは否めません。

特に、安全書類のように複数人で情報をやり取りしながら作成（管理）する業務では、手作業の限界が課題として浮き彫りになります。

ここでは、「効率化したいのにうまく進まない…」と感じる方が抱える具体的な課題を取り上げます。

・【安全書類効率化】Excelに頼っていることによる課題 ・【安全書類効率化】現場とのやり取りの課題

しっかり把握していきましょう。

7-1. 【安全書類効率化】Excelに頼っていることによる課題

多くの企業で書類作成や管理に使用されているExcelは、使いやすく優れたツールです。

しかしながら、安全書類の作成においては、以下のような解消できない課題があります。

入力ミスが防ぎにくい 手作業で入力していると、日付や数値、名称等のミスが発生する可能性があります。 Excelの便利な機能を駆使したとしても、ミスの確認作業に時間を費やすことになれば、作業効率は低下してしまうでしょう。

データが分散しやすい 作業員名簿や工程表などのデータが複数のファイルに散らばり、それをまとめるのに手間がかかります。 一元管理ができないことで、作業が複雑化する恐れがあります。

最新版がわかりづらい Excelファイルはリアルタイムの更新や共有が得意ではありません。 そのため、どのファイルが最新かを確認するのに時間を取られるケースがあります。 現場から送られてきた書類が新旧混在している場合、誤ったファイルを使用するリスクもあります。

Excelは便利なツールですが、入力ミスのリスクや一元管理ができないことで、データが分散してしまう管理面での課題があるのです。

7-2. 【安全書類効率化】現場とのやり取りの課題

安全書の作成では、現場との密接なやり取りが不可欠です。

しかし、以下の理由で効率化が難しくなっています。

デジタル化の浸透が困難 現場の担当者が必ずしもスマホやPCを使いこなせるわけではありません。 紙や口頭での指示を好む人も多く、オンラインの書類共有やデジタルツールの利用を現場全体に浸透させるのは容易ではありません。

紙とデジタルの混在による手間 現場の情報を集めるために、紙の書類を取りに行ったり、Excelを印刷して現場に持ち込んだりする必要があるケースが少なくありません。 いくら便利機能を使って作成を効率化しても、結局は、手間と時間をとられることになってしまいます。

効率化の手段をどれだけ試みても、このような、現場とのやり取りでの負担は軽減することができません。

いかがでしょうか。

テンプレートやショートカットを駆使しても、効率化への根本的な課題は解消できないままだということをご納得いただけたかと思います。

結局効率化は難しいんだな…と、がっかりされたかもしれませんが、安全書類がこれから先も日々の業務で欠かせない以上、このまま問題を放置するわけにはいきません。

「大変すぎて限界」と感じている方に、さらなる効率化への新しいアプローチを提案したいと思います。

それは、 リアルタイムで情報を一元管理できる「クラウドシステム」の導入 です。

次章では、安全書類作成の効率を一気に向上させるクラウドシステムのメリットについて詳しく解説します。

8. 安全書類を劇的に効率化！「クラウドシステム」導入で実現できる3つのこと

安全書類を劇的に効率化するための新たなアプローチとして、クラウドシステムの導入をおすすめします。

クラウドシステムを導入すれば、安全書類や関連データの一元管理が簡単に行え、手作業のミスを減らし、Excelや紙ベースで発生する問題を根本的に解決できます。

クラウドシステム、と聞いただけで、

「手間のかかるものは無理だし、使うのも難しそう」

と思われるかもしれませんが、クラウドシステムの導入は簡単で、特別な専門知識も必要ありません。

以下に、安全書類に関してクラウドシステム導入で実現できる3つのことを紹介しますので、ご覧ください。

【安全書類】クラウドシステム導入で実現できる3つのこと
1.安全書類の一元管理 クラウドシステムでは、安全書類（作業員の安全教育記録、事故報告書など）を一元管理できます。これにより、必要な情報をすぐに取得でき、手作業でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
2.作業員との効率的な情報共有 作業員や協力会社とのコミュニケーションを一元化できるため、安全に関する重要な情報（緊急連絡先や事故報告など）を迅速に共有できます。 情報共有が円滑化され、伝達ミスや遅延も防げて、書類作成の効率が上がります。
3.文書・データのバージョン管理 クラウドシステムでは、膨大な文書やデータが自動的にバージョン管理されます。 履歴が自動的に保存され、誰がどの部分をいつ更新したかが明確にわかるようになるため、更新履歴がわからず迷ったり、古いバージョンを間違って使用することがなくなります。

このように、クラウドシステムを導入することで、安全書類作成の効率が一気に向上します。

「システム化」と聞くと、手間がかかると感じる方がいるかもしれませんが、導入後は負担やストレスが大きく軽減されますので、ぜひ検討してみてください。

株式会社エルラインは、建設業に携わる方々の現場にコミットし、経営環境や働く人の環境改善を徹底サポートする会社です。

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9. まとめ

安全書類の作成業務を効率化する方法は6つあります。

• 全建統一様式のテンプレートに統一する
• 必要項目を事前に関係者と共有する
• 頻繁に使う単語はユーザー辞書に登録する
• 書類作成で使えるショートカットキーを活用する
• マウスの動く速度を自分の作業スタイルに合わせて調節する
• 書類は協力会社やプロジェクトごとにフォルダに分け​​て管理する

さらなる業務効率化を目指す場合は、クラウドシステムの導入を検討しましょう。

クラウドシステムを導入すれば、安全書類だけでなく、施工管理や在庫管理、さらには協力会社との情報共有にも役立てることが可能になります。

この記事が、安全書類の効率化と、あなたの業務負担の軽減に少しでも役立てば幸いです。