「協力会社の管理って手始めに何をすればいいの？関係性の構築といわれてもわからないのだけど…」
「伝達がいまいち上手くいかない。協力会社やスタッフを上手に管理する方法はある？」
建設業に携わる方の中には、協力会社との連携が重要だと理解しつつも、具体的に何から始めればよいのか、どのように関係性を築いて管理すべきか、悩まれている方も多いと思います。
まず心得ておくべきことは、「上から指示するのではなく、協力会社と対等に接する姿勢が大切」という点です。
なぜなら、協力会社はあくまであなたのパートナーであり、部下ではないからです。
お互いの強みを活かし、信頼関係を築くことが、円滑な連携を生み出すための第一歩となります。
そういった関係性を理解した上で、以下に挙げる項目をしっかり管理していきましょう。
| 協力会社の管理で必要な5つの項目 |
|---|
| 1.人材配置とスケジュール管理 2.機材の使い方や現場ルールの周知 3.各社の人材についての把握 4.業務工数や使用資材の管理 5.書類の管理 |
ただし項目を決めて「やってください」と指示するだけではうまくいきません。
対等な立場で理解し合うために、密にコミュニケーションを心がけましょう。
同じ目標に向かっていると感じてもらえれば、協力会社も自然と能動的に動いてくれるはずです。
この記事では、協力会社の管理を行う上での基本的な考え方や具体的な手順をわかりやすく解説します。
協力会社の管理に不慣れな方でも、紹介する手順に沿って進めることで、伝達ミスが減り、より良い結果を得られるでしょう。
| 【この記事を読めばわかること】 ・協力会社に対する考え方 ・協力会社を管理する際に何を、どういう順番で設定すればいいか ・協力会社と良好な関係を築くためのポイント ・協力会社との問題を一気に解消するシステム化について |
そもそも管理とは何かよくわからない、人にも聞けないという方に役立つ内容ですので、ぜひ最後まで目を通していただけたらと思います。
1. 協力会社の管理を行う上での基本的な考え方
まず1章では、こうした協力会社の管理を行う上での基本的な考え方について解説します
| ・協力会社へ一方的に指示してはいけない |
| ・自社から率先して協力会社へ工事の概要を説明する |
協力会社と仕事をする際、管理する立場だからといって、一方的に指示をするのは良くありません。
あくまでも対等に、尊重し合う関係を築かなければ同じゴールを目指して協力し合うことが難しくなるからです。
また同様の理由から、工事の概要をこちらから率先して伝えることも大変重要です。
よく読んで、しっかり理解していきましょう。
1-1. 協力会社へ一方的に指示してはいけない
協力会社管理の基本姿勢として、一方的に指示するということはやめましょう。
一方的な指示を続けると、対等な関係を築くことが難しくなるからです。
協力会社は、あなたの部下ではありません。
こちらと同じプロフェッショナルであり、現場に携わる専門家です。
あなたが上位に立つかのような態度を取ってしまうと、相手の共感を得られず、現場の体制が整わないことがあります。
また、現在は以前に比べてコンプライアンス（法令遵守）が非常に重要視される時代です。
協力会社に対して、たとえ無意識であっても高圧的な指示や要求をしたり、少しでも不公平だと相手が感じるような扱いをすると、トラブルや法的な問題につながる可能性があります。
お互いがフェアな立場にあることを示し、信頼関係を築くことで、プロジェクトはスムーズに進行し、良い結果を得られます。協力会社を管理する際は、常に「彼らも自分と同じプロである」という意識を持って接することを心がけましょう。
1-2. 自社から率先して協力会社へ工事の概要を説明する
もうひとつ重要なのが、こちらから率先して協力会社へ工事の概要を説明することです。
図面や資料を見せただけでは細かい部分が伝わらず、トラブルや事故の元になります。
忘れてはならないのは、協力会社はそのプロジェクトだけに専従しているわけではなく、さまざまな現場で多様な工事を担当しているということです。
そのため、こちらが思っている以上に、個々の工事への理解が追いついていない場合があります。
工事の概要は、相手から求められるのを待つのではなく、率先して説明し、確認し合う姿勢を持つことで、ミスや事故を未然に防ぐことができます。
| Point！ |
|---|
| 【いつでも質問できる雰囲気を作ろう】 わからないことがあればいつでも質問できる雰囲気を作ることも大切です。 「資料を渡してあるから、理解していて当然だ」 「一度説明したから、わからなければ聞いてくるだろう」 といった態度では、スムーズな進行は期待できません。 管理側として、工事の目的や進め方、注意点を協力会社に分かりやすく説明し、全員が同じ方向を向いて作業を進められるように努めましょう。 |
2. 協力会社の管理で必要な5つの項目
協力会社の管理では、各日程において、どの会社の誰が何をやっているのか、どんな機材や資材が使われているのかなど、全てを把握しておくことが重要です。
管理を怠ると、作業が遅れたり、トラブルやミスが起こりやすくなります。
2章では、協力会社の管理で欠かせない5つの項目を解説します。
| 協力会社の管理で必要な5つの項目 |
| 1.人材配置とスケジュール管理 |
| 2.機材の使い方や現場ルールの周知 |
| 3.各社の人材についての把握 |
| 4.業務工数や使用資材の管理 |
| 5.書類の管理 |
それぞれの内容を、しっかり把握しておきましょう。
2-1. 人材配置とスケジュールの管理
人材配置とスケジュールの管理は、協力会社の業務運営において最も重要な項目です。
このプロセスを適切に行うことで、プロジェクト全体の進行を円滑に保つことができます。
| ・どこに、何人、誰を、配置するか 各現場における人材の配置を計画し、プロジェクトに必要なスキルを持った人員を適切に選定することが求められます。 |
| ・各日の作業予定 どの作業員が、どのエリアで何を行うかを具体的に明示し、業務の重複や無駄を避けることが重要です。 |
| ・いつまでに、何を、達成するのか プロジェクトの各フェーズで達成すべき目標や期限を設定し、進捗を常に確認できる体制を整えます。 |
プロジェクトをスムーズに進めるためには、これらの要素をしっかり決めて明確にした上で実行する必要があります。
定期的に進捗を確認し、人材の補充や再配置にも適切に対応できるようにしておきましょう。
| Point！ |
|---|
| 【協力会社ごとの役割を明確にしておこう】 各協力会社ごとに役割を明確にし、それぞれの業務内容を共有しておくことも重要です。 役割を明確にすることで責任の所在が明確になり、トラブルや変更にも迅速に対応できます。 これにより、プロジェクトの遅延や混乱を防ぎ、全体の効率と安定した進行を確保することができます。 |
2-2. 機材の使い方や現場ルールの周知
「機材の使い方」や「現場ルール」の周知を徹底しましょう。
ご承知のように、現場にはさまざまな機材や道具があり、それぞれの使い方を全員が正しく理解していないと、事故の原因となる可能性があるからです。
安全会議やミーティングを定期的に開催し、機材の使い方や現場のルールを確認しましょう。
特に初めて使う機材がある場合は、使用する人全員に、しっかりとした説明が必要です。
工事に携わる全員が同じ情報を持つことで、作業がスムーズに進み、安全が確保されます。
2-3. 各社の人材についての把握
協力会社各社の人材についてしっかりと把握しておきましょう。
各社にはさまざまなスキルや資格を持った人材がいますが、こちら側がそれをきちんと理解していないと、適切な配置ができません。
具体的には、以下の情報を把握しておくことが重要です。
| ・どんな資格を持っているか ・これまでの工事でどのような作業に携わったか ・どの機材の使用経験があるか |
また、「このスタッフには既にこんな説明をしている」といった記録を残しておくと、同じことを何度も説明する手間が省けます。
各社の人材を把握することは、スムーズな現場の進行と作業の効率化に欠かせない要素です。
2-4. 業務工数や使用資材の管理
協力会社管理では、業務工数や使用資材のチェックが欠かせません。
作業にかかった時間や必要な資材、部品の量をしっかりと管理することが重要です。
曖昧にしていると、後々トラブルやミスにつながりやすくなります。
具体的には、以下の情報を毎日確認して、常に把握しておくことが重要です。
| ・各作業にかかった時間（工数） ・各スタッフの稼働時間 ・使用資材（部品も含む）の数 ・資材（部品も含む）の過不足の状態 |
業務工数や資材の管理は、工事全体のコストにも直結する重要な要素です。
無駄を減らし、効率的に作業を進めるために、定期的に進捗を確認し、問題があればすぐに対処できる体制を整えておきましょう。
2-5. 書類の管理
協力会社との連携を円滑に進めるためには、適切な書類の管理が不可欠です。
現場では、安全に関する書類、契約書、請求書など、さまざまな書類が発生します。
これらをきちんと整理し、いつでも確認できる状態にしておくことが重要です。
具体的な管理方法として、以下のポイントを意識しましょう。
| ・書類の分類 書類を種類ごとに分類し、フォルダやファイルに整理しておきましょう |
| ・書類のデジタル化 紙の書類をスキャンし、デジタルデータとして保存することで、検索や共有が容易になります |
| ・定期的な見直し 定期的に書類を見直し、必要のないものを廃棄し、最新の情報を保つようにしましょう |
トラブルが起きた際に上手く対応するためにも、確実な管理を心がけてください。
書類が整然としていることで、必要な情報を迅速に取り出すことができ、何かが起きてしまった場合も問題解決がスムーズに進みます。
3.【4つのステップ】協力会社の管理をする手順
協力会社の管理で必要な項目をお伝えしましたが、具体的にどのように進めるべきか迷われる方がいるかもしれません。
そこで3章では、管理を進めるための具体的なステップを示します。
以下の手順に沿って進めることで、トラブルを減らし、現場を円滑に進行させることができます。
| ステップ1｜管理する項目ごとに基準を設定する |
| ステップ2｜基準やルールを会社間で共有する方法を決める |
| ステップ3｜協力会社およびそのスタッフに伝達する |
| ステップ4｜伝達が適切に行われたかを確認する |
各ステップについて、くわしくみていきましょう。
3-1. ステップ1｜管理する項目ごとに基準を設定する
最初に、管理すべき項目ごとに基準を設定することが重要です。
「基準」とは、たとえば作業の進捗や安全管理、資材の使い方が適切かどうかを判断するための指標を指します。
基準がなければ、どの状態が適切なのか判断が難しくなり、管理が曖昧になってしまいます。
| 基準設定の例 ・安全装置が全て着用されている状態を「最低基準達成」とする ・資材の無駄遣いがなく、在庫が50％以上確保されていれば「最低基準達成」とする |
このように、何を「最低基準達成」と見なすのかを具体的に定めた基準を作成しましょう。
基準を設定することで、管理すべき項目を客観的に評価できるようになり、協力会社の業務を適切に管理することが可能になります。
基準を定めた後は、これを反映したチェックリストを作成し、作業の進捗、安全管理、資格保有者の配置、資材管理など、管理すべき項目を定期的に確認できるようにしてください。
| チェック項目の例 ・作業の進捗は予定通り進んでいるか？ ・安全ルールや機材の使用方法が守られているか？ ・資材の在庫は適切か？無駄が出ていないか？ |
チェックリストを使えば、現場の状況を効率的に管理でき、トラブルや遅延を未然に防ぐことができます。
3-2. ステップ2｜基準やルールを会社間で共有する方法を決める
次に、定めた管理基準や現場ルールを協力会社とどのように共有するかを決めます。
ポイントは、内容を明確に、漏れなく伝えることができるかどうかです。
たとえば、口頭で伝えるだけでは、後から内容を忘れてしまったり、解釈の違いが生じる可能性があります。
そのため、書面や図を使って説明するなど、視覚的にわかりやすい方法を採用するのが効果的です。
| 共有方法の例 ・紙ベースの資料を作成し、各社に渡して説明する ・ホワイトボードや掲示板を使って、進捗や注意事項を現場で常に見える状態にしておく ・作業内容や進捗をデジタルツールで共有し、いつでも確認できるようにする |
また、最後にサインをもらうようにすると、記録が残るだけでなく、協力会社側に「内容を理解した」という意識を持たせることができ、ミスや認識のズレを防ぐ効果があります。
3-3. ステップ3｜協力会社およびそのスタッフに伝達する
共有方法が決まったら、実際に協力会社及び作業にあたるスタッフに伝達をします。
前述のように、口頭で伝えるだけ、書面を渡すだけでは不十分です。
下記を参考に、しっかりと目を見て説明し、疑問点が残らないよう、お互いの理解を深めましょう。
| 必要事項を伝達する際のポイント ・目を見て説明し、相手が理解しているか確認しながら進める ・項目ごとに「質問はありませんか？」と問いかけ、疑問点が残らないようにする |
丁寧な伝達を行うことは、協力会社と信頼関係を築く一歩となり、同じゴールを目指す意識にもつながります。
3-4. ステップ4｜伝達が適切に行われたかを確認する
最後に、相手が本当に納得し、理解しているかどうかを確認する作業が欠かせません。
こちらがいくら丁寧に説明しても、相手がちゃんと理解していないケースもあります。
心外に思われるかもしれませんが、同じ人間ではないので、「あんなに説明したのだからわかっているはず」と独り合点していると、問題に発展してしまう可能性が拭えません。
以下のような方法で、二重の確認作業を行いましょう。
| 確認方法の例 ・テストの実施 朝礼のときに「先日の説明を覚えていますか？」と抜き打ちで質問をするなど ・チェックシート 現場で用紙を配り、理解した項目にチェックをいれてもらう ・現場の見回り ルール通りに作業が行われているかどうかを定期的に確認する |
こうした方法で、しっかりと理解が行き届いているか確認し、必要に応じてフォローアップすることが大切です。
いかがでしょうか。
手順をひとつひとつ踏むことで、協力会社との信頼関係が深まり、結果としてプロジェクト全体の成功へつながっていきます。
4. 協力会社の管理をするときのポイント3つ
協力会社の管理をする際には、押さえておくべき3つのポイントがあります。
| ・協力会社全社の基準を統一する |
| ・コミュニケーションをこまめに取る |
| ・トラブルが起きる前に予防策を立てる |
協力会社やスタッフとの良好な関係を維持するために、しっかり把握しておきましょう。
4-1. 協力会社全社の基準を統一する
まず1つめのポイントは、御社を含む協力会社全社の基準を統一することです。
前章で、「管理すべき項目ごとに基準を設定する」と述べましたが、その基準が各社で異なると、プロジェクト全体に不協和音が生じます。
| たとえば… ある協力会社が作業進捗を「80％以上が最低達成基準」としているのに対し、別の会社は「90％以上」を基準にしていた場合、各社のスタッフ間で意識のズレが発生します。 また、手順についても、ある会社は毎朝の伝達事項確認を徹底している一方で、別の会社はその手順を省略していると、現場ごとに対応が異なり、プロジェクト全体の進行に支障をきたす恐れがあります。 |
協力会社が数十社ともなると、各社に任せてしまいがちですが、どのような規模であっても、全ての協力会社が同じ基準や手順を共有し、遵守することが重要です。
各々の全社が統一された基準を理解し、確実に実行できるよう、定期的に確認を行い、必要に応じて調整を怠らないようにしましょう。
4-2. コミュニケーションをこまめに取る
協力会社の管理においては、コミュニケーションをこまめに取ることが非常に重要です。
各作業内容や進捗状況を正確に把握し、問題が発生した際には迅速に対応できる体制を整えるために、次のような方法でコミュニケーションを図りましょう。
| コミュニケーションの方法（例） ・定期的なミーティング 週1回の進捗確認ミーティングなど、定期的に情報を共有する場を設けましょう。各社の進捗状況や課題を早期に把握でき、トラブルを未然に防ぐことができます。 ・報告、連絡、相談の徹底 協力会社の担当者との間で、いわゆる「ホウレンソウ」を徹底しましょう。 日常的にコミュニケーションを取ることで、問題点が発生した際もすぐに報告する環境が整えられます。 ・デジタルツールの活用 進捗報告やスケジュールの共有に、オンラインツールやグループチャットを活用すると、リアルタイムで情報共有ができ、現場の変化に即対応できるようになります。 |
こうしたコミュニケーションを取ることで、協力会社との信頼関係を築くことができ、結果的に現場の円滑な進行につながります。
4-3. トラブルが起きる前に予防策を立てる
ポイントの3つめは、協力会社とのトラブルを未然に防ぐために、事前にリスクを想定して予防策を立てておくことです。
何も準備せずに、問題が発生してから対応しようとすると、管理会社との関係が悪化するだけでなく、事故など取り返しのつかない事態を招いてしまう可能性があります。
トラブルが起きてからでは遅いので、事前に以下のような予防策を練っておきましょう。
| トラブル予防のための施策（例） ・事前のリスク想定 プロジェクトの開始時に、どんなトラブルやリスクが考えられるかを洗い出し、それぞれに対する対策を事前に考えておきましょう。 たとえば、天候による工事遅延や機材の不足など、予測できるリスクに対して、あらかじめ対処法を準備しておくと安心です。 ・定期的な安全チェック 定期的に安全点検を行い、危険な箇所がないか、機材の使用方法が適切かどうかを確認しましょう。 |
リスク対策を立てておくことで、安心してプロジェクトを進めることができ、協力会社との信頼関係もより強固なものとなります。
5. 協力会社管理の問題はシステム化で一気に解決！
これまで協力会社の管理についてお伝えしてきましたが、
「そこまでやるのは大変だなぁ」
「ウチで全部をクリアするのは難しいかも…」
と思われた方がいらっしゃるのではないでしょうか。
そうしたお悩みは、協力会社の管理をシステム化することで解消できます。
システム化とは、業務プロセスを整理し、デジタルツールやソフトウェアを活用して管理することです。
以下に、システム化によって実現できる５つの事例をご紹介しますのでご覧ください。
| システム化によって実現できる５つのこと |
| 1.契約管理の効率化 契約情報を一元管理し、契約期限や更新時期を自動で通知することで、協力会社管理の手間を軽減できる。 |
| 2.リアルタイムのコミュニケーション プロジェクト管理ツールやチャットツールを活用することで、協力会社との情報共有がスムーズになり、迅速な意思決定が可能になる。 |
| 3.安全・品質の確保 安全対策を講じるためのリスク分析ツールで、現場の安全を確保できる。 また品質基準をシステム管理することで、施工品質を一定に保てる。 |
| 4.コストの見える化 協力会社との取引に関するコストを一元管理でき、リアルタイムで支出状況を確認することが可能になる。 |
| 5.文書・データの一元管理 契約書や報告書をデータベース化することで、必要な情報を迅速に検索・取得でき、セキュリティも強化される。 |
このように、協力会社管理をシステム化することで、業務効率が一気に向上します。
「システム化」と聞くと、手間がかかると感じる方がいるかもしれませんが、導入後は負担やストレスが大きく軽減されますので、ぜひ検討してみてください。
| 協力会社の管理はエルラインにお任せください！ |
 協力会社の管理は、エルラインの専門工事会社向け経営支援システム 「LAPRI（ラプリ）」にお任せください！ 専門工事事業の実績を持つエルラインは、DX（デジタル変革）を通じて建設業界の中小企業経営を支援し、経営を安定化する様々なサービスを展開しています。 中でも、LAPRI（ラプリ）は、協力会社の効率的な管理に最適なシステムです。 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 【LAPRI（ラプリ）：専門工事会社向け経営支援システム】 営業活動から工事完了までのプロセスを一元化し、会社全体の効率化をサポートする経営支援システム。 受発注、顧客、原価、契約書、現場、手配の効率的な管理を実現し、協力会社とも同機能が共有できます。 ＜LAPPRI導入の3つのメリット＞ 1.注文書、出来高調書、請求書のやりとりがオンラインで可能！ 全ての協力会社間で郵送などによる書類のやりとりがなくなります。  2.安全書類のやりとりが1度の登録で使いまわしできる！ 職人さんの情報がクラウド上に保存されるので、現場が変わる度に登録する必要がありません。  3.慣れてきたところで原価管理、日報などの機能拡張が可能！ 導入後に、自社現場の管理や、日報機能と連動した原価管理などの機能拡張ができます。 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 建設事業を行っているエルラインだからこそ、実際の現場で働く人の目線に立って本当に必要なシステムを開発することで、現場レベルのDX化を実現可能にしています。 協力会社の管理でお悩みなら、現場で働く人のためのイノベーションを推進するエルラインのシステムをご検討ください。 |
6. まとめ
協力会社を管理する際は、基本的な考え方として次の2点に留意しましょう。
・協力会社へ一方的に指示してはいけない
・自社から率先して協力会社へ工事の概要を説明する
管理は4つのステップで行うと効率的です。
| ステップ1｜管理する項目ごとに基準を設定する |
| ステップ2｜基準やルールを会社間で共有する方法を決める |
| ステップ3｜協力会社およびそのスタッフに伝達する |
| ステップ4｜伝達が適切に行われたかを確認する |
協力会社の円滑な管理に、ぜひこの記事を活かしていただけたらと思います。
コメント