「建設業の請求書電子化ってどうすればいいの？」
「うちの請求書は複雑だから、どうやって電子化を進めればいいのかわからない…」
建設業界の請求書業務は、「量が多い」「内容が複雑」「工事進捗に応じて柔軟な変更が求められる」「取引先によって紙、FAX、PDFなど方法がバラバラ」など、元々負担が大きくなりがちです。
2023年10月から導入されたインボイス制度と、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の影響もあり、さらに手間と時間が増えたと感じている方も多いでしょう。
いっそのこと「すべての請求書を電子化して、スムーズにやりとり・管理できるようにしたい」と考えても、上記のような建設業界特有の課題があるため、どのような方法で請求書の電子化を進めればいいのかわからず、この記事に辿り着いたのではないでしょうか。
結論からお伝えすると、建設業で請求書の電子化を進めるには、以下2つの方法を、段階的に導入するのがおすすめです。
| ・AI-OCRを活用する ・請求書ソフトを活用する |
なぜなら、いきなり自社に請求書ソフトを導入しても、
・取引先が電子化に応じてくれない可能性がある
・紙やExcelによる請求書業務に慣れている従業員に、新しいシステム導入を理解・納得してもらう必要がある
などで、現場が混乱するおそれがあるからです。
そこでこの記事では、建設業の請求書電子化の2つの方法についてわかりやすく解説するとともに、どのように請求書の電子化を進めれば良いか理解できるところまでを目指していきます。
| 本記事を読んで目指せる状態 |
| ・建設業界における請求書電子化の2つの方法が分かる ・AI-OCRのメリットとデメリットが分かる ・請求書ソフトのメリットとでメリットが分かる ・建設業界の請求書電子化の進め方が分かる |
読み終わる頃には、建設業界における請求書電子化の方法がわかるとともに、どのように請求書の電子化を進めていけば良いか理解できているでしょう。
建設業界における請求書処理業務を電子化して業務の効率化を図りたいと考えている方は、ぜひご参考ください。
1. 建設業で請求書を電子化する方法は主に2つ
建設業で請求書を電子化する方法は主に以下の2つです。
| ・AI-OCRを活用する ・請求書ソフトを活用する |
それぞれ対応できる範囲や方法が異なるため、まずはそれぞれどのように請求書を電子化するのか、その仕組みについて、本章では解説していきます。
1-1. AI-OCRで紙やPDFの請求書を電子データ化する
AI-OCRを活用した請求書電子化の方法では、紙やPDFで受領した請求書を、専用スキャナで取り込んだり、スマホで写真を撮ってAI-OCRサービスに取り込ませて、中身を電子データ化します。
AI-OCRの文字抽出の精度は文書の品質によって変わるため、最終的には人の目による確認・修正業務が必要になります。
そもそもAI-OCRとは、従来のOCRにAI（人工知能）によるディープラーニングを組み合わせた技術のことで、
【OCRとは】
| OCR(Optical Character Recognition)とは日本語で「光学的文字認識」と言い、紙や画像ファイルに書かれている文字を、コンピューターで利用できるデジタルテキストに変換する技術のこと。 |
AI-OCRでは従来のOCRではできなかった、以下のようなことを実現可能にしています。
【AI-OCRでできること】
| ・手書きの文字や複雑なフォント、レイアウトに対応して高精度で文字を認識 ・抽出できる ・さまざまなフォーマットに対応できる ・複数項目の同時抽出ができる ・画像の歪みや画像スキャン時のノイズなどにも対処できる ・AIによる機械学習にて認識精度が継続的に向上される |
AI-OCRを活用した請求書の電子化では、一般的な印刷文字に対しては約95~99%、手書き文字などに対しても約90%前後と高い精度で文字の抽出ができます。
どのようなフォーマットでも電子データ化することが可能なため、フォーマットや項目が案件や取引先によって異なる建設業の請求書電子化にはピッタリの技術となっています。
今まで紙やPDFで届いていた請求書を電子化しようとすると、Excelなどに手入力で対応しなければいけませんでしたが、AI-OCRを活用すれば、高い精度かつものの数秒〜数分で完遂してくれます。
AI-OCRを活用することで、受領した請求書を電子化するための業務工数を、大幅に削減することができるでしょう。
1-2. 請求書ソフトを活用して最初から電子データでやり取りをする
もう一つの方法として、請求書ソフトを活用して、最初から電子データで請求書のやりとりをするという方法があります。
請求書ソフトを活用したやりとりでは、基本的に取引先と一緒に同じサービスを使用することになります。
取引先と、同じサービス上で請求書の発行〜受領までの一連の対応を行うため、紙やPDFによるやりとりがなくなり、請求書に関わる全ての業務の電子化を実現することが可能です。
2. AI-OCRで請求書を電子化する２つのメリット
AI-OCRを活用した請求書電子化のメリットは、主に以下の2つです。
・すぐに導入しやすい
・取引先に影響しない
それぞれ解説していきます。
2-1. すぐに導入しやすい
AI-OCRを活用した請求書の電子化では、すぐに導入しやすい点がメリットの一つとなります。
なぜなら、これまで手入力で行っていた業務をAI-OCRに代行してもらうことがメインになるため、
・現在の運用フローから変更点が少ない
・操作がシンプルなため、特別なトレーニングやIT知識がなくても利用しやすい
など、新しいサービス導入による現場の負担が少ないからです。
国土交通省が総務省の「労働力調査」を基に作成した令和3年の報告によると、建設業就業者は55歳以上が約36%、一方で29歳以下は約12%と、他の業界と比較して高齢化が進行しています。
このように就業者の年齢構成が高い建設業界では、新しい技術を取り入れることに抵抗を感じたり、習得の難しさを感じてしまう従業員も少なくないでしょう。
しかし、AI-OCRは新しい技術であるとはいえ、行うこと自体のレベル感は「コピー機に書類を読み込ませる」や「エクセルで数字を修正する」のと何ら変わりません。
また、請求書ソフトの導入と比較して、導入コストが比較的安いという点も、請求書電子化のはじめの一歩として、導入のしやすさに繋がっています。
【AI-OCRと請求書ソフトにかかる費用の目安】
| AI-OCR | 電子システム | |
| 初期導入費用 | 0円〜数千円 | 0円〜10万円 |
| 月額料金 | 1,000円〜3 万円または従量課金制 | 600円〜12万円 |
基本的にAI-OCRサービスは、初期費用が0円で、定型フォーマットの有無、毎月の取り込み枚数などで月額料金が変動する契約が多いです。
このように、従業員の心理的・物理的な側面とコストの面からも、AI-OCRは導入しやすいと言えるのです。
2-2. 取引先に影響しない
AI-OCRを活用した請求書の電子化の二つ目のメリットは、取引先に影響しないという点です。
AI-OCRを活用した請求書の電子化では、受領した請求書を電子データ化し、その後必要であればデータ上で修正して、印刷またはPDFに起こして先方へ返送します。
このように、請求書を発行する側（取引先）は従来通り紙やPDFなどのままで問題ないのです。
2023年6月に株式会社インフォマートが建設業従事者362名に行った「「残業上限規制」対応状況や業務の電子化状況に関する調査」によると、約4割が請求書の受け渡しを紙で行なっており、さらに6割以上が請求書の転記を手作業で行っているとの結果になりました。
この調査結果からもわかる通り、建設業界ではいまだに紙の請求書が多く利用されており、電子化が進んでおりません。
取引先に影響しないAI-OCRの活用は、自社の請求書受領業務にまつわる工数削減に多いに貢献できると言えるでしょう。
3. AI-OCRで請求書を電子化する3つのデメリット
メリットがわかった一方で、AI-OCRにはデメリットも存在します。
・請求書電子化よる効率化が限定的
・文字抽出の精度がAIに依拠する
・今まで通り郵送代がかかる
それぞれ、しっかり理解していきましょう。
3-1. 請求書電子化による効率化が限定的
AI-OCRによる請求書電子化は、「1-1. AI-OCRで紙やPDFの請求書を電子データ化する」でもお伝えした通り、受領した紙やPDFの請求書を電子データ化することに特化しています。
そのため、こちらから請求書を発行するということができなかったり、取引先に再度印刷またはPDF化した請求書を送付するといった作業が発生し、請求書業務の全てを電子化することができません。
AI-OCRを活用することで、紙やPDFの請求書をデジタル化する作業は効率化されるものの、全体の請求書業務を完全に電子化することには限界があることを改めて認識しておきましょう。
3-2. 文字抽出の精度がAIに依拠する
二つ目のデメリットとしては、文字の抽出精度がAI-OCRの能力に大きく依存してしまうことです。
建設業の請求書は取引先や工事案件によってフォーマットやレイアウトが変わったり、中には手書きのものも含まれることがあるでしょう。
そうなると、文字抽出の精度が低下してしまう可能性が高くなります。
AI-OCRの精度は年々高まっているとはいえ、100%完璧な抽出ができるようになるのは現時点の技術では難しいとも言われています。
そのため、AI-OCRによる文字抽出結果は必ずしも正確ではなく、人の目による確認作業が欠かせないものであると認識しておく必要があります。
AI-OCRの導入が業務効率化に大きく貢献できることも事実ですが、その限界を正しく理解し、適切な運用が求められるのです。
3-3. 今まで通り郵送代がかかる
AI-OCR三つ目のデメリットは、今まで通り郵送代がかかってしまうという点です。
「3-1. 請求書電子化による効率化が限定的」でもお伝えした通り、AI-OCRによる請求書の電子化は「受領側」の業務効率化に特化しています。
そのため、先方とのやりとりは従来通りとなり、紙でのやりとりだった場合は、AI-OCRの利用料金にプラスして、紙代、印刷代、封筒代、郵送代などのコストが今までと同様に発生してしまいます。
4. 請求書ソフトで請求書を電子化する3つのメリット
請求書ソフトを活用した請求書電子化のメリットは以下の3つです。
・業務効率が向上する
・コスト削減に繋がる
・セキュリティの向上に繋がる
それぞれ解説していきます。
4-1. 業務効率が向上する
AI-OCRとは異なり、請求書業務にまつわる全ての業務を一貫して行える請求書ソフトの活用は、完全にデジタル化の実現ができ、業務効率の向上に大きく寄与します。
請求書の作成から発送、修正、承認、受領など完全にデジタル化されることで、たとえば、以下のような業務が効率化されます。
【請求書発行側の作業】
| ・紙の請求書作成後の印刷、押印、封入、発送などの一連の業務がなくなる ・豊富なテンプレートにより、請求書の作成が容易になる ・自動追跡とリマインダー機能により、未払請求書の確認などが容易になる ・リアルタイムでの更新が可能となり、チーム内での作業の重複や混乱を防ぐことができる ・計算ミスや入力不足があればエラーが出るため、修正や目視確認の手間が減る ・売上や未収金データの把握が容易となり、迅速な対応が可能になる ・工事進捗に応じた柔軟な請求書の修正や更新が容易になる ・複数の現場や案件を同時に管理しやすくなる |
【請求書受領側の作業】
| ・必要な情報を即座に確認できるため、承認プロセスを迅速に進めることができる ・リマインダー機能により支払い期限の通知が届くため、支払い忘れを防ぐことができる ・複数の取引先からの異なるフォーマットの請求書を統一的に管理できる ・大量の請求書を効率的に処理・分類できる |
【請求書発行・受領両方の作業】
| ・即座に請求書の発送・受領ができるため、リードタイムがなくなる ・データの一元管理により、過去のデータを迅速に検索・参照することができるようになる ・紙の請求書の仕分けやファイリングなどの保管業務がなくなる ・インボイス制度への対応が容易になる（適格請求書の自動生成など） ・電子帳簿保存法に準拠したデータ保存が可能になる ・現場と事務所間のリアルタイムな情報共有が可能になる |
このように、請求書ソフトを活用した請求書の電子化では、自社だけでなく、一緒に電子化に取り組む取引先の企業もその業務効率化のメリットを享受することが可能となります。
4-2. コスト削減に繋がる
請求書ソフトを活用した請求書電子化のメリットの二つ目は、コスト削減に繋がることです。
本記事で何度もお伝えしている通り、請求書ソフトを利用すれば、請求書にまつわる全ての業務をデジタル化することが可能です。
そのため、従来かかっていた紙代、印刷代、封筒代、郵送代などが一切不要になります。
また、そのような実費だけでなく、請求書業務にあたって従来かかっていた人件費なども、業務効率の改善に伴い大幅に改善できるでしょう。
実際に株式会社ラクスが運営する「経理プラス」が実施した「現職経理担当者500名に聞いた業務改善方法、仕事への取り組み方レポート」では、請求書発行システムを導入したことによって、14.4時間/月の業務時間削減に繋がったとの結果が出ています。
このように、請求書ソフトの導入はコスト削減に繋がるのです。
4-3. セキュリティの向上に繋がる
請求書ソフトの導入三つ目のメリットは、セキュリティの向上に繋がる点です。
請求書ソフトではデータは暗号化されるため、送信中の請求書データが盗み見られるリスクを減らせます。
また、基本的にはユーザーや役職、部門単位でのアクセス制限と権限管理も可能なため、必要に応じて請求書の閲覧・編集権限を細かく管理することが可能です。
こうした細やかな設定をあらかじめ行っておくことで、必要以上に情報が共有されるリスクを軽減することができ、従来の紙やエクセルでの請求書作成業務では徹底が難しかったセキュリティの向上を実現しています。
さらに紙の請求書では紛失のリスクもゼロではありませんでしたが、一貫してデータでやりとりをしていれば、データ紛失のリスクもなくなります。
こうした点からも、請求書ソフトの導入は、セキュリティの向上に繋がると言えるのです。
5. 請求書ソフトで請求書を電子化する3つのデメリット
では、請求書ソフトの導入にはメリットばかりなのかというと、そうでもありません。
しっかりとデメリットも理解した上で、請求書の電子化に取り組むべきです。
請求書ソフト導入におけるデメリットは以下の3つです。
・既存の業務フローを見直す必要がある
・取引先の同意が必要
・慣れるまで一定の教育コストがかかる
それぞれ解説していきます。
5-1. 既存の業務フローを見直す必要がある
請求書ソフトの導入デメリットの一つ目は、既存の業務フローを見直す必要がある点です。
AI-OCRは従来の業務を代行するだけなので移行もシンプルですが、
請求書ソフトを活用した電子化に移行する場合は、請求書の発行・受領・承認フローを大幅に変更する必要があります。
社内プロセスの再構築や、他部署との連携も必要となるため、スムーズに移行できない場合があり、請求書業務に関わる人が多い場合、大変だと感じてしまうかもしれません。
5-2. 取引先の同意が必要
二つ目の請求書ソフト導入のデメリットは、取引先との調整や同意を得る必要がある点です。
「1-2. 請求書ソフトを活用して最初から電子データでやり取りをする」でもお伝えした通り、請求書ソフトを活用した電子データのやりとりは、取引先も同じサービスを利用していただく必要があります。
すべての取引先が柔軟に請求書の電子化に対応してくれるわけではないため、サービスの導入に際しては、個別の交渉や説明が必要となります。
特に従来の紙ベースの請求書のやり方を好む企業やITリテラシーの低い取引先との調整には、時間と労力がかかってしまう恐れがあるでしょう。
5-3. 慣れるまで一定の教育コストがかかる
請求書ソフトを導入する際の三つ目のデメリットは、導入してから慣れるまでに、一定の教育コストがかかる点です。
新しいシステムの導入には従業員の理解が必要不可欠です。そのため、請求書ソフトの操作方法や新しい業務フローの説明会を開いたり、フォロー体制を構築する必要があります。
建設業では高齢化が進んでおり、長年紙ベースでの請求書作成業務に慣れていた従業員にとっては、適応に時間がかかる可能性があります。
請求書を電子化することの業務効率の向上は明らかですが、従業員が慣れるまでの一定期間は、一時的に教育にかかる時間とコストが発生する点も、認識しておく必要があるでしょう。
6. 建設業の請求書電子化は段階的に進めるのがおすすめ
ここまで、建設業における請求書電子化の２つの方法と、それぞれのメリットデメリットについて解説してきました。
その上で、冒頭でもお伝えした通り、建設業の請求書電子化は、以下のように段階的に進めるのがおすすめです。
STEP1：まずはAI-OCRで請求書受領業務の電子化を実現する
STEP2：AI-OCRと請求書ソフトを併用して、徐々に電子データでのやりとりの基盤を作る
STEP3：本格的に取引先と請求書ソフトの利用にて電子化を進める
いきなり請求書ソフトの導入を全ての取引先に同意してももらうのは、大手企業から個人事業主まで多様な取引先がいる建設業界の特性的にも難しく、
また、新しい取り組みを行う際には、社内外でトラブルや現場の混乱が発生する恐れもあり、一気に電子化を進めてしまうと、この混乱を拡大させてしまうことにもつながります。
建設業は関わる企業が多く調整が難しい部分も多いため、まずは確実にできるところから、段階的に電子化を進めていきましょう。
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7. まとめ
本記事では、建設業界における請求書の電子化について解説しました。
【建設業の請求書電子化の2つの方法】
| ・AI-OCRを活用する ・請求書ソフトを活用する |
それぞれのメリット・デメリットは以下のとおりでした。
【AI-OCRで請求書を電子化する2つのメリット】
| ・すぐに導入しやすい ・取引先に影響しない |
【AI-OCRで請求書を電子化する3つのデメリット】
| ・請求書電子化よる効率化が限定的 ・文字抽出の精度がAIに依拠する ・今まで通り郵送代がかかる |
【請求書ソフトで請求書を電子化する3つのメリット】
| ・業務効率が向上する ・コスト削減に繋がる ・セキュリティの向上に繋がる |
【請求書ソフトで請求書を電子化する3つのデメリット】
| ・既存の業務フローを見直す必要がある ・取引先の同意が必要 ・慣れるまで一定の教育コストがかかる |
それぞれメリット・デメリットがありますが、まずは以下のステップにて、段階的に請求書の電子化を進めるのがおすすめです。
STEP1：まずはAI-OCRで請求書受領業務の電子化を実現する
STEP2：AI-OCRと請求書ソフトを併用して、徐々に電子データでのやりとりの基盤を作る
STEP3：本格的に取引先と請求書ソフトの利用にて電子化を進める
建設業において請求書の電子化が進めば、あなたが今抱えているさまざまな課題が解決できることでしょう。
この記事が、請求書電子化のヒントになれば幸いです。
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