「どんぶり勘定の資材管理では、もう限界が近い」
「自己流の資材管理だと、赤字が多いような気がする…」
資材高騰が長く続いたこともあり、自己流の資材管理では限界が近いと考えている方も多いでしょう。
特に建設業界においては、現場至上主義・売上至上主義でやってきたために、今まで資材管理についてはおざなりだったという企業が多いことも事実です。
あらためて資材管理とは、プロジェクトや事業で使用する資材の数量や状態を適切に把握し、効率的に調達・保管・使用するためのプロセスのこと。
資材管理の目的は、業務の効率化、コスト削減、安全性や品質の向上と多岐にわたります。
具体的には、以下4つの業務に分けられます。
正しく資材管理を行うことで以下のようなメリットがあります。
- 業務効率化につながる
- コスト削減につながる
- 顧客の信頼を得ることにつながる
そこで、本記事では、以下のことについてわかりやすく解説していきます。
この記事で分かること |
|---|
| ◎資材管理とは何か ◎資材管理を行うメリット ◎資材管理を適切に行わないことで考えられるリスク ◎資材管理を行う方法 |
本記事を最後まで読むことで、そもそも資材管理とは何かを根本から理解することができるはずです。自社の資材管理を見直す必要があると感じている方こそ、ぜひ参考にしてください。
1. 資材管理とは業務に必要な資材を適切に管理し生産行動をサポートすること
資材管理が何かといえば、文字通り業務で使う「資材」を適切に管理し、生産行動のサポートをする仕事です。具体的には、以下のことを行います。
資材管理の具体的な業務内容 | |
|---|---|
| 発注業務 | 必要な資材を必要なタイミングで、必要な数だけ現場に届けられるようにする業務 |
| 品質管理 | 納品された資材の品質チェック・維持・不良品への対応 |
| 在庫管理 | 納品された資材の在庫を無駄なく、適切に管理する |
| コスト管理 | 資材そのものにかかる費用の管理。発注業務と併せて、過剰な在庫を抱えないようにすることも含まれる |
多くの業種にとって資材がなければ生産活動は行えませんよね。資材管理は資材の発注からコストまで適切に管理することで、企業の生産活動をスムーズかつ最適な状態で実行できるためのサポートを行っているのです。
製造業や建設業界を始め、医療業界や旅行業界など、様々な業界で行われています。
ここでは、それぞれの業務内容について解説してゆきます。
1-1. 資材を確保する「発注業務」
必要な資材を必要なタイミングで、必要な数だけ発注するための業務になります。発注業務に関係する実際の業務としては、以下のような業務内容が含まれます。
- 必要な資材の数やタイミングを決める資材の計画立案
- 資材の発注手続き
- 納品確認
まず、業務に必要となる資材がいつ、どれだけ必要になるのかの計画を立てます。1つの製品を作るために必要な資材が複数になることもあるため、業界によっては膨大な数の資材を対象に計画を立てることもあるでしょう。
建設業であれば、工事を始める前に提出する、「施工計画書」を作成するタイミングで資材の計画立案を行いましょう。施工計画書では、具体的な工事の実施計画やスケジュール、必要なリソースなどを細かく決めてゆきます。
計画を立てた後は、計画に沿ったタイミングで必要な資材の発注手続きを実際に行います。そして、納品された後は、発注数と実際の納品数があっているかの確認も行います。
膨大かつ、細かな数字の確認が必要になるため、コツコツと地味な業務であっても正しくやり遂げる粘り強さが求められます。また、資材の発注計画を立てるには、各資材がどの現場で何に使われているのかも把握していなければなりません。
正確性と業界における専門知識が必要とされる、とても重要な業務内容だといえるでしょう。
1-2. 適切な資材かを確認する「品質管理」
納品された資材の品質管理を行うのも、資材管理の業務の一つです。
ただ、企業によっては「品質管理」として、別個に部署が設けられているケースが多いことも事実です。資材管理に関係のある業務として、仕事の内容を把握しておくと良いでしょう。
品質管理の業務に含まれる主な業務内容は下の通りです。
- 資材の品質チェック
- 不良品への対応
実際に納品された資材が、業務に耐えられるだけの品質を保っているのかをチェックします。例えば、建設業などで足場の資材をチェックしていた際、錆が酷くもろくなっているような足場を使えば、現場従業員のけがを招く恐れもあります。
そのようなことがないよう、事前にチェックし、万が一不良品が納品されていた場合は、発注先に連絡・対応を依頼することまでが業務に含まれることになるのです。
資材の状態を見抜くための観察眼はもちろん、現場から不良品があったと連絡が来るケースもあるでしょう。そして、そのような場合は発注先へ迅速な対応を求める必要もあります。
これらの連絡をスムーズに行うためにも、資材管理者にはコミュニケーション能力や交渉力も必要とされます。
1-3. 適した在庫数を確保する「在庫管理」
資材管理の中でも、多くの方が認識している業務内容が在庫管理です。
納品された資材の在庫を無駄なく、効率的に管理する業務を指します。主な業務内容については以下になります。
- 定期的な在庫チェック
- 在庫の整理整頓
- 入出庫データの記録
納品、出庫ごとにデータを残し、数字と実際に残っている在庫があっているかをチェックする業務です。
また、在庫チェックは日常的なチェックと、大規模な棚卸しに分けられます。細かな数字を確認するだけではなく、実際の在庫の数を効率的に確認する必要があるため、根気強さが必要とされる業務だといえるでしょう。
他にも、在庫数の過不足分によっては、計画立案の立て直しを行う必要もあります。課題を発見する能力や発見した課題を解決する能力も求められるため、専門知識を学ぶだけではなく、日々進化する知識や技術をアップデートする積極性も必要になるでしょう。
1-4. 経費削減につながる「コスト管理」
資材そのもののコスト削減を考え、実行することも資材管理の業務に含まれます。適切なコスト管理に必要な業務内容は以下の通りです。
- 資材にかかるコストの分析
- コスト削減のためにできることを模索
- 上層部へ提出するための報告書作成
歴史のある企業になるほど、資材の発注先が付き合いや慣習で決められる傾向があります。しかし、資材高騰が続く昨今、少しでもコストを下げるには資材の発注先や発注方法を変更することも必要です。
そのために、コスト分析や発注先の変更候補を探ることも重要な業務といえるでしょう。
資材管理の現場では、積極的な価格交渉も行われています。
そのため、資材管理におけるコスト管理業務においては分析能力や情報収集能力の他に、交渉力も必要とされると言えるでしょう。
一部業界では資材の売却も検討を |
|---|
| 建設業界や専門工事業では、足場など使いまわしが可能な資材を売却することもできます。不要な資材を売却すれば、現金を手に入れられるため、キャッシュフローの流れを改善することもできるはずです。全ての業界でできる方法ではありませんが、資材の売却も広い範囲でのコスト管理といえるでしょう。 なお、足場材などの売却は、インターネット上に専門のサイトが存在します。弊社では足場JAPAN、LLINKなど、買取・中古資材販売の総合サイトや、個人間で足場材の売買ができるフリマアプリを提供しています。不要な資材を抱えた時に、「売却」も一つの候補として検討してみてください。 |
2. 適切な資材管理で享受できる３つのメリット
ここまで資材管理の基本的な業務内容や、求められるスキルについて触れてきました。資材管理は業務内容が多岐に渡り、必要となるスキルも多いことが分かったのではないでしょうか。
しかし、最初に仕組みとルールを作ってさえしまえば、資材管理は劇的に手間のかからない業務になります。また、適切な資材管理は生産性が上がるだけではなく、無駄な手間がなくなることで業績拡大にも貢献できるのです。
資材管理を行うメリットについて、３つご紹介いたします。
3-1. 生産性向上につながる
資材管理を適切に行うメリットとして一番に挙げられるのが、生産性向上につながることです。
資材管理を適切に行えば、必要な資材がどこにどれだけあるかの把握が容易になります。そのため、業務を行う上で必要な資材を、いちいち探す手間が省けるのです。
例えば、足場を組むための単管パイプと連結に必要な資材、そして足場そのものになる板。これらがどこにどれだけあるのかを把握していれば、すぐに足場を組むために必要な資材をトラックに積みこめます。
管理が適切に行われていなければ、そもそも現場に運ぶだけの資材があるのかを確認することもできません。資材を探したり新たに発注したりしていれば、それだけ時間のロスができますよね。
しかし、資材管理を適切に行っていれば、不要な時間をかけることがありません。スムーズに資材をそろえられるため、生産のために使える時間を増やすことができるのです。
3-2. ミスや事故の予防につながる
適切な資材管理を行うことで、ミスの予防も期待できます。
特に建設業における足場などの資材は、職人の安全を守るためにも重要な資材といえます。この重要な資材が、どこにいくつあるのか、現場にどれだけ必要なのかを把握できないままでは、けがの原因になることも考えられるのです。
例えば、足場の留め具が1つ見当たらない場合など。工事が遅れている場合、留め具1つくらいで工期を遅らせるわけにはいかないと考えることもあるでしょう。
しかし、この楽観的な考えが原因で、足場の崩壊やぐらつきによる落下事件が起こらないとは言い切れないのです。
一方、資材管理を適切に行っていれば、どこにどの資材があるのか一目瞭然です。スムーズな資材の搬出と併せて、ミスや事故の予防にもつながるといえます。
3-3. キャッシュフロー改善への期待
資材管理を適切に行うことで、過剰な在庫を抱えないことからキャッシュフローの改善も期待できます。
ミスの予防や万が一の不足を出さないことを考えると、在庫を余分に抱える傾向があります。しかし、在庫が多いということは、それだけ使わない資材に費用をかけているということです。
使わない在庫に気が付かなかった、または、在庫そのものが経年劣化によって使えなくなれば、余剰在庫に支払った費用はまさしく無駄金になってしまうのです。
この状態が繰り替えされてしまえば、キャッシュフローの悪化につながり、決算時に高額の赤字が判明する可能性もあります。
一方、適切な資材管理を行っていれば、抱える在庫は必要最低限で済むのです。不要な費用をかけないことで、キャッシュフロー改善が期待できるでしょう。
3. 資材管理を適切に行わないと起こる２つのリスク
資材管理を適切に行うことで、様々なメリットがあると分かりました。
ただ、資材管理を行う必要性はメリットがあるからだけではありません。どちらかと言えば、資材管理を行わないことで起こり得るリスクを回避することの方が重要だといえるでしょう。
なかなか資材管理に着手できない場合、まずは資材管理を行わないことで考えられるリスクをしっかりと確認しておくことも大切です。
3-1. 在庫管理に混乱が生じることで作業効率が低下する
資材管理を適切に行わないことで考えられるリスクの一つ目は、在庫管理に混乱が生じた結果による様々な作業効率の低下です。
在庫管理が混乱してしまえば、どこに何があるのかが確認しづらくなります。結果的に、あるはずと思っていた資材が欠品していることも考えられるのです。具体的には、以下のようなリスクが考えられます。
- 在庫の欠品による工事の遅延・製造ラインの停止
- 急遽、資材をそろえる必要が出ることで、別途調達料金がかかる
- 資材の保管場所が分かりにくいことで、資材をそろえるのに時間がかかる
上記を端的に言えば、資材管理を正しく行っていないと、在庫管理も適切に行えなくなるということです。どこに何があるのか分からないため、生産の工程に「必要な資材を探す」という手間が増えたり、あると思っていた資材がなかったりする事態が起きかねません。
最悪は、資材がないため工事・製造が進められず、工期の遅れや生産ラインの停止につながるのです。企業としての信頼を落とすことはもちろん、場合によっては工期の遅れによる違約金などが発生することも有り得ます。
スムーズに業務を進めるために、資材管理はなくてはならない業務の一つだといえるでしょう。
3-2. キャッシュフローが上手く行かないため、赤字・倒産の恐れ
資材管理を疎かにしたままでは、キャッシュフローがうまくいかなくなります。結果的に、赤字になったり、黒字倒産を起こしたりすることもあるのです。
会計上では資材や在庫は資産として考えます。しかし、在庫を抱えているだけでは売り上げにはつながりませんよね。そのため、帳簿上では黒字になっていたとしても、不要な資材や在庫が多いと、その分帳簿上と実際の売上金に差が生まれます。
在庫によって黒字になっていることに気が付かないままだと、実際には赤字になっているケースもないとはいえません。この状態が続けば、最悪の場合は倒産につながってしまうこともあるのです。
しかし、資材管理を適切に行っていれば、在庫を過剰に抱え込むこともありません。企業全体のお金の流れを明確にするためにも、資材管理は非常に重要な業務といえるのです。
4. 資材管理は全ての企業で早急に体制を整えるべき
資材管理を疎かにすることで、生産性が低下するだけではなく、倒産の恐れもあると考えれば資材管理は全ての企業で早急に体制を整えるべきだといえます。
実際、2019年の時点で、在庫・倉庫管理システムなどの導入を考えている企業は、全体の80%を上回るというデータがあります。そして、実際に導入した企業では、60%近くの企業において導入効果があると実感しています。
多くの企業が資材・在庫管理の重要性を理解し、実際に効率よく管理するための方法を模索する中で、自社だけが出遅れてしまうとすればどうでしょうか？今すぐ倒産してしまうようなことがなかったとしても、資材管理を適切に行っている企業との差は開くばかりです。
「今までなんとなくで資材管理を行ってきた」
「資材管理なんてしなくても、きちんと売り上げを出していれば大丈夫」
もう、このような考え方は通じない時代になってきているのです。少しでも「適切な資材管理が必要かも…」と感じているのであれば、今一度、自社における資材管理の体制を見直してみましょう。
5. 資材管理を行う3つの方法
ここまで資材管理の手順や、メリットについて紹介してきました。資材管理が重要だと分かったのであれば、次に必要となるのは実際に資材管理をどのように行うのかといった点です。
そこで、ここからは資材管理を行う主な3つの方法について解説していきます。
5-1. 紙を使った在庫管理表を用いる方法
資材管理の中でも、特に在庫管理において一昔前まで主流だったのが、紙を使った在庫管理表を用いる方法です。
ノートなどに在庫管理に必要な項目を書き出し、納品や出庫ごとに在庫数を記入していく方法です。必要な項目は以下のようなものが挙げられるでしょう。
- 年月日
- 資材名
- 資材番号
- 棚番号（保管場所）
- 納品数
- 出庫数
- 在庫数
- 記入者名
ノートやコピー用紙と、ペンがあればすぐに管理表の作成が可能なため、ほぼ費用がかからない点が大きなメリットといえます。反面、資材の種類が多くなると、記入するだけでも手間や時間がかかるというデメリットがあります。
メリット・デメリットを鑑みると、紙の在庫管理表は以下のような状況でおすすめの管理方法です。
- 資材の種類がさほど多くない
- 今すぐ資材管理を始めたい
資材の名称をそろえたり、管理につけるコードの桁数をそろえておいたりすると、パッと見たときの見やすさが上がります。
5-2. エクセルの在庫管理表を用いる方法
エクセルを用いて在庫管理表を作成したり、関数などを用いて簡易的な在庫管理システムを構築したりすることも可能です。
エクセルはそもそもが表計算ソフトであるため、在庫管理を行う際にも便利に利用できます。基本的には、紙で管理する場合と同じように、必要な項目を記入し、納品数や出庫数を人が手入力を行う方法になります。
上記で触れたように、エクセルに精通した社員が資材管理を行えば、より自社に合わせて使いやすく改造することも可能です。ただ、全ての人がエクセルに詳しいわけではありません。
そのため、在庫管理表の操作が特定の人にしかできないと、属人化を招く恐れもあります。「資材管理は○○さんに任せておけば大丈夫」と考えていたのに、退職するとなった場合に、誰もエクセルを上手に扱えないという事態ですね。
このようなことが考えられるため、特定の人にしか扱えない状態の資材管理は、後々困った点が出てくるといえます。また、扱う資材の種類が多くなると、入力に時間がかかることはエクセルでも紙の管理表と変わりません。
エクセルによる在庫管理がおすすめになるのは、以下のような状況の場合です。
- 普段からエクセルをよく使っている
- 字を書くのが苦手で、紙の管理表では間違いが起こりそう
- システムを導入するにも費用の面で不安がある
エクセルで在庫管理を行う場合は、インターネット上にあるテンプレート（ひな形）を使うと手軽に管理表を作成できます。自社の管理にとって便利なものを選んでくださいね。また、エクセルを利用する場合は、適宜バックアップ（複製）を取ることも大切です。
「気が付かないうちに管理表が真っ白に…」とならないよう、バックアップを取る時間を決めておきましょう。おすすめは、終業時に1日分のバックアップを取る方法です。
5-3. 専用システムで在庫管理を行う方法
在庫管理だけではなく、資材管理ができる専用システムを用いる方法もあります。
専用システムとは、文字通り在庫管理や資材管理に特化したシステム（ソフト）です。専用システムの機能には、納品・出庫数の自動入力だけではなく、納品・出庫数を計算することで、適正在庫の数値を自動で算出する機能などもあります。
在庫そのものの管理に手間をかける必要がなくなるだけではなく、計画立案の補助もこなしてくれるのです。
例えば、毎年〇月になると、特定の企業から簡易的な屋上の防水工事が発注されるとしましょう。毎年、同じ時期に依頼が入ってくるため、必要な資材の名前や数がデータで蓄積されていきますよね。
この蓄積されたデータを元に「〇月が近くなったから防水工事の資材が必要になる」とシステムが判断できるようになるのです。このような機能もあるため、資材管理全体の効率化を考えるのであれば、専用システムの導入は非常に大きなメリットとなってくれるはずです。
デメリットとしては、導入・ランニングコストがかかったり、システムを扱うための勉強が必要になったりする点が挙げられます。
資材管理の専用システムがおすすめな人・状況は以下の通りです。
- 資材管理をもっと効率的に行いたい
- 在庫管理が苦手で、在庫数が合わないことが多い
- 資材管理を専門で行える人材がいない
なお、資材管理の方法について「KW:資材管理 方法」にて、詳しく解説しています。気になる方はそちらの記事もぜひご確認ください。
＼資材管理を効率化するならエルラインへ相談を／ |
|---|
| 資材管理を効率化したい。特に現場におけるデジタル化を進めたいと考えるのであれば、エルラインへご相談ください。 様々なデジタル化を実現するために必要な、システムの開発やコンサルティングを提供しているため、御社のお悩みにぴったりな機能をご提供いたします。本記事で触れてきたように、資材管理を見直したいのであれば、在庫管理システムに特化した「LPRE（エルプレ）」がおすすめです。 建設業界において顕著とされる生産性の低さ、人材の高齢化をシステムの活用によって克服していきましょう。エルラインへの「お問合せ」はこちらから！ |
6. まとめ
本記事では、資材管理とは何か？基本的な知識やメリットについて解説してきました。
資材管理とは文字通り、業務に必要な資材を適切に管理することを指します。以下、資材管理について簡単におさらいしてみましょう。
- 資材管理とは、業務に必要な資材を適切に管理し、生産活動をサポートすること
また、資材管理を適切に行うと以下のようなメリットがあります。
- 生産性向上
- ミスの予防
- キャッシュフロー改善
資材や在庫の管理を行うより、売り上げをしっかり出す方が大切だという考え方もあるでしょう。しかし、次々と資材高騰が叫ばれる昨今、資材の在庫管理や適切な価格での発注は企業にとって大きな課題として認識されています。
「今更、管理体制を見直しても」と考えるのではなく、気付けた今がチャンスです。資材管理を見直して、業務効率の改善に取り組みましょう。
コメント