「安全書類がめんどくさいのをなんとかしたい！」
「数が多いし細かいし、毎回作るのが本当に面倒。もっと楽にできないのかな？」
ときには、思わず「めんどくさい」と口にしたくなるほど、安全書類作成は大変ですよね。
安全書類の作成はみんなの安全を守るための重要な業務だと理解していても、その煩雑さに疲れてしまう人も多いのではないでしょうか。
結論からいうと、安全書類のめんどくさいを一気に解消する方法はただひとつ。
それは、「クラウドシステム」の導入です。
理由は４つあります。
この記事では、安全書類作成を劇的に効率化する「クラウドシステム導入」のメリットを、わかりやすく解説します。
「でも、クラウドとかシステムって、むしろそっちの方が面倒に感じる…」
そんな抵抗感を抱く方がいるかもしれません。
実際、クラウドシステムがすべての「めんどくさい」を一瞬で解決するわけではありません。
導入初期には慣れるまでの時間が必要だったり、現場との調整や研修が必要になることもあります。
それでもなお、長期的にみると、システム導入は、現在のアナログ環境で奮闘し続けるより、はるかに効率的で、作成者の負担を軽減するといえるのです。
そのことを理解していただくために、記事では、以下を身近な事例を挙げて解説します。
- アナログ環境（Excelや紙ベース）で安全書類の作成を続けると起こる「めんどくさい」こと
- 実際にクラウドシステムを導入して成功した企業の背景と取組み
これを読めば、クラウドシステム導入が、どのように安全書類の負担軽減につながるのかが具体的にイメージできるはずです。
「システム化には興味があるけど、導入の手間が気になって踏み出せなかった…」という方にも役立つ内容となっていますので、ぜひ最後まで目を通していただけたらと思います。
1. 安全書類がめんどくさいなら「システム導入」一択！
「安全書類がめんどくさい。もうウンザリ…」と、大変さでいっぱいになっている方に、クラウドシステムの導入をおすすめします。
「クラウドシステム」とは、インターネットを通じてデータを管理し、共有できる仕組みのことです。
基本的なパソコン操作ができる人であれば誰でも活用でき、特別な専門知識も必要ありません。
クラウドシステムの導入によって安全書類にまつわる業務がめんどくさくなくなる理由は以下の４つです。
| クラウドシステムならめんどくさくない理由４つ |
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順に解説します。
1-1. めんどくさくない理由1｜入力作業がラクになる
クラウドシステムを導入すれば、入力作業が効率化されます。
手作業での入力やミスチェックに手間を取られないため、めんどくささが軽減します。
安全書類作成の際、項目の多さに辟易している方は少なくないでしょう。
クラウドシステムでは、データを一度入力すればテンプレートとして再利用できるため、毎回同じ情報（会社名、作業内容など）を一から入力する必要がなくなります。
誤字脱字や記載漏れをシステムが検知する機能もあり、書類のクオリティを向上させることも可能です。
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具体例
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たとえば、作業員名簿を作成する際、名前や所属、役職など、一人ひとりの情報を一つ一つ手入力するのは時間がかかり、ミスも発生しやすいです。 クラウドシステムなら、過去に入力した情報を再利用したり、自動で補完してくれる機能が活用できるため、毎回1から入力する手間が省けます。 また、データベースに保存された情報を使って、新たに必要な情報を追加することも可能です。 |
クラウドシステムを使用することで、入力作業が大幅に簡素化され、時間の節約につながります。
1-2. めんどくさくない理由2｜情報共有がスムーズになる
安全書類作成に携わる関係者間の情報共有がスムーズになるのも、クラウドシステムの利点です。
情報や資料を即座に共有できるため、事務方（作成者）が現場とオフィスを行き来したり、紙の書類やメールをバラバラにやり取りする、めんどくささがなくなります。
| 具体例 |
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たとえば、安全書類作成では、作業員の氏名や状況、また、安全対策の進捗などを現場担当者に確認したい場面がよくあります。 従来は、書類を手渡ししたり、電話やメールでやり取りをしていたため、時間がかかる上に、情報が行き違うこともありました。 クラウドシステムに書類をアップロードしておけば、関係者はリアルタイムで情報を確認、共有できるため、すぐにフィードバックをすることができます。 「この情報を修正したい」というように、コメント機能を使って要請することもでき、情報のやり取りがスムーズに進みます。 |
クラウドシステムを使うことで、現場担当者や協力会社との情報共有が円滑化され、伝達ミスや遅延も防げて、書類作成の効率が上がります。
1-3. めんどくさくない理由3｜文書やデータが自動的にバージョン管理される
クラウドシステムでは、膨大な文書やデータが自動的にバージョン管理されます。
更新履歴がわからず迷ったり、古いバージョンを間違って使用したりすることがないため、管理のめんどくささから解放されます。
会社の規模にもよりますが、工事を重ねるごとに、安全書類関連の文書やデータは膨大になる上に、更新も頻繁に発生するため、その管理は大変です。
| 具体例 |
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たとえば、 ・作業員名簿を作成したあとに名前の修正があった場合 ・安全衛生管理計画上でルールや計画に変更があった場合 その都度新しいバージョンの文章を作成して保存しなければなりません。 複数のバージョンを手動で管理していると、どの文書が最新のものなのかが分からなくなりがちです。 クラウドシステムを導入すると、書類の内容を修正した場合、その履歴が自動的に保存され、誰がどの部分をいつ更新したかが明確にわかるようになります。 |
クラウドシステムでは、文書が自動的にバージョン管理されます。
閲覧時には、常に最新バージョンにアクセスされるので、誤って旧バージョンを参照したり、使用してしまう心配がありません。
1-4. めんどくさくない理由4｜必要な書類がすぐ見つかる
安全書類の作成時に、過去の書類や資料を探すのに時間をとられる…といったことはないでしょうか。
多くの工事を同時進行で行っている場合は、現在進行系であっても、変更が出るたび、必要な書類を探すのに手間がかかりますよね。
クラウドシステムなら、必要な書類がすぐに見つかります。
検索すれば瞬時に見つけられるため、フォルダやファイルを1つずつ開いて見つける苦労はいりません。
| 具体例 |
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本来、保存ファイルに名称はつけているかと思います。 しかしながら、作成者がまちまちで名称が統一されていなかったり、格納場所が定まっていなかったりするケースは少なくありません。その場合は、どこにあるのかを探すのに時間と手間をとられてしまいます。 クラウドシステムでは、作成年度やキーワードを入力するだけで、関連する文書が瞬時に表示されます。 必要な情報をすぐに取得できるため、ファイルを探すストレスがありません。 |
クラウドシステムの導入で、参照したい過去の文書を探す手間が省け、安全書類作成の時間を大幅に節約できます。
2.【３つのケース】アナログで安全書類の作成を続けると起こる「めんどくさい」こと
安全書類のめんどくささを一気に解消したいなら、クラウドシステムの導入が最適だと述べましたが、中には「本当に？」と首を傾げている方がいるかもしれません。
たしかに、クラウドシステムが安全書類の手間のすべてを魔法のように解決してくれるわけではありません。
また、システム導入で、以下のような新たな課題が発生する可能性も否めません。
- 慣れるまでは操作が難しい（人もいる）
- デジタルツールに不慣れな現場関係者から反発が出る可能性がある
- 全員が共有できるように説明会や研修を行う必要が出てくる
こうした点を考えると、「現状のままで頑張った方が楽なのでは？」と思う人もいるでしょう。
しかし、それでもなお、長期的にはクラウドシステムを導入するメリットが大きいのです。
ここでは、安全書類のよくある事例から、アナログ環境（Excelや紙ベースで対応する方法）と、システム導入後の違いがわかる３つのケースをご紹介します。
| アナログで安全書類の作成を続けると起こる「めんどくさい」こと |
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環境の違いを比較しながら読んでいただくと、クラウドシステム導入の重要性がご理解いただけるかと思います。
貴社の状況と照らし合わせて、みていきましょう。
2-1. 管理担当Aさんのケース｜アナログ環境での効率化の限界を実感
アナログ環境の中で努力している、管理担当者Aさんのケースです。
| Aさんのケース |
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建設業の管理事務を担当しているAさんは、繁忙期、毎日のように安全書類の作成作業に追われて疲弊していました。 そんな時、同業他社に勤める知人から「クラウドシステムを導入したら作業効率が上がってすごく楽になった」と聞かされ心が動いたのですが…。 結果的に、自社は、知人の会社と違って古い体質で、アナログ社員も多いことから、「ウチではクラウドなんて無理に決まってる」と誰に相談することもなく諦めたAさん。 それでも、今の環境を少しでも効率化しようと、個人的に以下のような工夫や努力を重ねました。 ・ファイルを整理して名称を統一 ・よく使う単語をユーザー辞書に登録 ・ショートカットキーを駆使する 安全書類の書式を全建統一様式（※）のテンプレートに統一したこともあり、作成時間が少しずつ短縮できている実感もありました。 ※全建統一様式：一般社団法人「全国建設業協会」は全国47都道府県約1万8000社の建設会社が加盟する業界団体。全建統一様式は普遍的な安全書類の様式として、中小の建設事業者からゼネコンに至るまで幅広く採用されている。 |
アナログ環境の中で、できることを工夫して効率化をめざしたAさんはどうなったのでしょう。
| その後【現場との行き来は効率化できない？！】 |
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安全書類の作成では、現場に訊ねたり、確認をとらなくてはならない事項が数多く発生します。 Aさんの努力で、入力作業に関しては時間短縮できましたが、現場の人間に連絡をとる時間や、紙のやり取りに関してはどうすることもできません。 結果的に、Aさんは確認作業・修正作業に追われる日々が続いています。 |
何度も現場と事務所を行ったり来たりする非効率な時間のせいで、Aさんの残業は一向に減らせませんでした。クラウドシステムを導入すれば、書類の確認や共有はオンラインでスムーズに行え、現場と事務所を行き来する必要がなくなります。
結果として、作業時間の大幅短縮が可能になります。
2-2. 現場監督Bさんのケース｜アナログ環境下ではヒューマンエラーがなくならなかった
クラウドシステム導入を現場の反対で断念した、現場監督Bさんのケースです。
| Bさんのケース |
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現場監督のBさんは、安全書類作成に追われ、現場に書類やパソコンを持ち込んで作業と同時進行で進めていました。 これでは対処しきれないと、思い切ってクラウドシステムの導入を会社に提案。 ところが、現場の同僚たちから、「自分たちは使い方がわからない」「覚えられない」と大きな反発にあってしまいました。 Bさんは、研修会の実施を主張しましたが、会社幹部から、「研修に時間を割く余裕はない」といわれ、現場リーダーからも、「研修なんて、みんな参加しないよ」と一蹴されてしまいます。 仕方なくシステム導入は諦め、書類を現場に持ち込み、主にExcelを使っての安全書類対応を続けることに…。 |
現場の反対で、システム導入を断念したBさんはどうなったのでしょう。
| その後【重要書類を紛失？！】 |
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現場監督のBさんは、安全書類作成だけでなく、現場作業にも従事しなくてはならず、発生したトラブル対応にも追われます。 あちこち移動して対応するうちに、Bさんは大切な協力会社から預かった書類を紛失してしまいました。 日々大量の業務に追われているBさんは、書類紛失や記載ミスなどのヒューマンエラーをなくすことができませんでした…。 |
協力会社への謝罪や、再発行の要請で、そうでなくても足りない時間が費やされた上に、入力ミスが発覚するなど、修正作業も増大。クラウドシステムを活用すれば、書類や資料をオンラインで管理できるため、紛失のリスクを回避できます。
導入にあたっては、作業員全員への周知や研修が必要になるかもしれませんが、長期的には、安全な管理と作業効率の向上という大きなメリットが期待できるでしょう。
2-3. 経営者Cさんのケース｜データ管理を甘くみた結果、退職者が続出？！
事務員が退職したことをきっかけに、自ら安全書類を作成することになった建設業経営者Cさんのケースです。
| Cさんのケース |
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Cさんの会社では、安全書類を作成していた事務員が次々に退職。 経営不振も重なり、Cさんは新たに事務員を採用する代わりに、経営者である自分が安全書類を作成することを決めました。 ところが、パソコン業務にほとんど関わったことのないCさんには、どのファイルがどこにあるのか、まったくわかりません。 さらに、担当者が何度も交代していたため、どのファイルが最新バージョンなのか判断するのも難しく、困ってしまいました。  退職した事務員に確認して管理ミスを指摘したところ、「担当によってファイルの名前が違って、どれが最新版なのかわからないって何度もいったじゃないですか。私は一から確認して探したんですよ」と、逆に苦情を言われてしまいました。 Cさんは、以前事務員からシステム導入を提案された際、「手間がかかりそうだ」と思って後回しにしてきたことを、今になって後悔することになったのです。 |
安全書類の管理を今まで深刻にとらえてこなかったCさんは、その後どうなったのでしょう。
| その後【さらに退職者が増える悪循環に！】 |
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システム化していなかったことを後悔したCさんですが、慣れない自分が書類作成をする今はそのタイミングじゃないだろう、と、結局またシステム導入は先送りに。 最新バージョンのファイル探しだけで何時間も費やしながら、なんとか書類を作成します。 しかし、もともと不慣れなせいもあり、書類はミスが多く、元請けから何度も確認や修正を求められ、信用も失うことになってしまいます。 Cさんは謝罪に修正にと追われて疲弊し、経営者としての仕事に手が回らず、業務効率は低下する一方。 その分、現場で働く社員や作業員に大きな負担がかかり、さらに退職者が増える悪循環に陥ってしまいました。 |
アナログ環境で安全書類の作成を続けると起こる様々な「めんどくさい」ことが、ご理解いただけたでしょうか。
クラウドシステムを導入すれば、書類やデータの引き継ぎもスムーズになり、作業時の多くのストレスから解放されます。
書類は自動的にバージョン管理され、誰が、どの部分を、いつ更新したかも明確にわかるので、どなたが安全書類を作成するにせよ、資料の最新版を探す手間は無用です。
クラウドシステムを導入すれば、安全書類の作業時間は短縮し、ミスやトラブルが回避できるため、業務効率が確実に向上します。
3.【成功事例３つ】システム導入で「めんどくさい安全書類」を効率化
３つのケースをみて、『ウチと似ている…どうしよう…』と焦っている方がいらっしゃるのではないでしょうか。
実際、建設業では未だアナログ環境のまま安全書類を作成している企業が少なくないため、多くの現場で、同様のトラブルや悩みが生じています。
だからこそ、そうした課題を解決する手段として、クラウドシステムが注目されているのです。
システム導入をさらに身近なこととして捉えていただくために、3章では、国土交通省が発表している働き方改革推進のための事例集より、実際の企業の取り組みをご紹介します。
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順にみていきましょう。
3-1. 北海道の建設会社｜クラウド共有による安全書類の元請・協⼒業者間の省⼒化
北海道に本社を持つこちらの会社では、⽣産性向上の取組として、施⼯管理アプリの導⼊、帳票の⾃動出⼒、クラウド共有を実施しています。
特に、元請だけでなく、下請も含めて施⼯管理アプリを活⽤することで安全書類授受の省⼒化の効果が⾼まっています。
| 企業情報 | |
|---|---|
| 主な許可業種 | 建築一式工事業 |
| 年間完成工事高 | 10億円以上 |
| 従業員数 | 30人〜99人 |
| 元請・下請割合 | 元請工事が主である |
安全書類の効率化への取り組みの詳細は以下の通りです。
| 取り組み｜クラウド共有による元請・協力業者間の省力化 |
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「⼯事情報のクラウド共有機能」により、元請、協⼒業者間の安全書類の授受の省⼒化、並びに⼯期内の継続管理を図り、両者の事務作業の削減を図っている。  |
こうした取り組みを始めた背景には、次のような課題がありました。
- 安全書類では、内容の確認に多くの時間を要し、提出書類の期限切れや、最新版管理が不⼗分であった。
- 事務所と現場の距離が離れており、打合せの度に資料の印刷と移動に要する⼿間がかかっていた。
- 現場作業が終わった後に帳票の整理・作成を⾏うことで⻑時間労働が常態化し、次⼯程への時間的影響が出ていたり、整理上のミスにより補修箇所について漏れ、⼿戻り、再施⼯等のロスが発⽣していた。
クラウドシステムを導入したことで、これまでに比べて、安全書類の作成や管理作業の時間が大幅に短縮できているそうです。
| 取り組みの効果 |
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3-2. 愛知県の建設会社｜システム活⽤で確認作業が省⼒化
愛知県に本社を持つこちらの会社では、働き方改革の一環として、クラウドシステムを活用しています。
クラウド上で安全書類を作成・管理し、⼯事情報や元請・下請情報、作業員情報を各帳票に反映させることで、これまで手間がかかっていた確認作業が省力化しました。
| 企業情報 | |
|---|---|
| 主な許可業種 | 土木一式工事業 |
| 年間完成工事高 | 10億円以上 |
| 従業員数 | 300人以上 |
| 元請・下請割合 | 元請工事が主である |
安全書類の効率化への取り組み詳細は以下の通りです。
| 取り組み｜労務安全書類システムの活⽤・作業間連絡調整システム |
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こうした取り組みを始めた背景には、次のような課題がありました。
- 安全書類の各種有効期限について、チェックする項⽬が多く、⽇々の確認に時間を要していた
- 確認の効率化のために有効期限⼀覧を作成するにしても時間を要するとの現場からの声があった
- ⻑時間労働是正にむけて、⼩さなことの積み重ねでも良いので現場に対して会社として出来ることを模索していた
最終的には労働時間短縮に繋がる取り組みであっても、当初は拒否反応が出ることを想定し、初期段階において、会社から現場へのフォローを⽋かさないよう工夫しました。
- 合同説明会の実施
- 現場ごとの個別説明会の開催
- 取り組みが成功している現場の実施状況紹介 等
クラウドシステムを導入したことで、現在は、安全書類をはじめ、他の確認作業や調整作業が省力化され、業務削減につながっているそうです。
| 取り組みの効果 |
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3-3. 東京都の建設会社｜システム活⽤でヒューマンエラーの削減に成功
東京に本社を持つこちらの会社では、クラウド共有システムを活⽤することで、常に最新版で作業が可能となり、安全書類でのヒューマンエラーの削減につながりました。
システムを会社全体に浸透させるために、⾼齢な社員を対象に社内研修を開催し、操作⽅法等のサポートも行っているそうです。
| 企業情報 | |
|---|---|
| 主な許可業種 | 土木一式工事業 |
| 年間完成工事高 | 10億円以上 |
| 従業員数 | 100人〜299人以上 |
| 元請・下請割合 | 元請工事が主である |
安全書類の効率化への取り組み詳細は以下の通りです。
| 取り組み｜職員全員がスマホやタブレットから使⽤できるクラウドシステムを導入 |
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本社職員や現場職員がスマホやタブレット端末から使⽤できるクラウドシステムを導入。 |
こうした取り組みを始めた背景には、次のような課題がありました。
- 書類や図面の修正や改定が多いと、どれが最新版で、誰が発⾏したものが正しいのかが不明となる場合があった
- その⼀⽅で、スマートフォンによる共有機能が多様化されていた。
クラウドシステムを導入したことで、業務が効率化され、人的ミスやトラブルが削減できているそうです。
| 取り組みの効果 |
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事例出典：国土交通省不動産・建設経済局建設業課｜建設業における働き方改革推進のための事例集より抜粋
このように、安全書類の煩雑さや協力会社との共有、管理の手間に悩んでいた企業も、クラウドシステムの導入によってこれらの課題を解消しています。
「新しい仕組みが今より複雑だったらどうしよう」「慣れるのに時間がかかるのでは？」
といった不安を抱える方もいるかもしれませんが、実際には多くの企業で業務がスムーズになり、現場の負担が軽減されています。
働き方改革が求められている今だからこそ、導入を検討する絶好のタイミングではないでしょうか。
株式会社エルラインは、建設業に携わる方々の現場にコミットし、経営環境や働く人の環境改善を徹底サポートする会社です。
現場を知り尽くし、現場の声に耳を傾け、常識にとらわれない経営課題の解決方法をご提案します。
安全書類に関してお困りの方は、ぜひ一度エルラインへご相談ください！
5.まとめ
安全書類の煩雑さにお悩みなら、この機会にクラウドシステム導入の検討をおすすめします。
クラウドシステムを導入すれば、入力作業が効率化されるのはもちろん、情報共有やデータ管理のお悩みも解消します。
さらに、安全書類だけでなく、施工管理や在庫管理にも活用できるため、業務全体の効率を向上させ、貴社の働き方改革を一気に加速することができるでしょう。
この記事を、業務改善のヒントや今後の取り組みを進める際にぜひお役立ていただけたらと思います。
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